マイナンバー提出を従業員から拒否された場合の法人の対応は？

従業員がマイナンバーを教えてくれないというわけですが、法律上はマイナンバーを勤務先に提供する義務はあるものの強制力はなく、断られた場合には就業規則などで対応するしかないというのが現状です。

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？
Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

（答）

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

情報漏えい等も最近は多いですし、自分の勤務先のマイナンバーの管理体制によっては不安に思う場合もあると思います。マイナンバーを勤務先に教えたくないという提供の拒否も早くも話題になっています。

法律や条令で定められた手続きというのは、会社が従業員のかわりにする次の事務手続きなどです。それ以外で会社が個人のマイナンバーを使用することは出来ません。

年末調整など税金関係
雇用保険
社会保険
厚生年金
災害対策
また、会社はマイナンバーの利用目的を従業員に伝える義務もあるので、会社にマイナンバーを通知するときはしっかりと利用目的を確認しましょう。

マイナンバーの提出を断られた等の理由により、会社が従業員等からマイナンバーを集めることができない場合であっても、会社に対する罰則はありません。また、従業員等においても、会社にマイナンバーを提出しないことに対しての罰則はありません。

　もっとも、会社としては、安易にマイナンバーの記載のない書類を提出するのではなく、従業員に対してしっかりとマイナンバーの提供を促すことが求められています。

マイナンバーが本当に必要な場合であっても企業側は、法律上「マイナンバーを集めることが出来る」というだけで、強制力は持ちません。ですので、例えば、従業員が拒否した場合は、強要することは出来ないので、なんとか交渉するしかありません。交渉が決裂すれば、退職してもらうしかありませんので早い段階で、就業規則にマイナンバー収集にかんする項目を入れて、円満に業務が遂行できるように整備していく必要があります。