会社にマイナンバーをメールで提出・・・注意して！！！

会社がこうした対象者のマイナンバーを収集する方法は、（１）対面、（２）郵送、（３）オンライン──による三つの方法が挙げられる。対面による本人確認が最も安全な方法であるが、勤務地が本社以外の遠隔地である従業員や、「国民年金第３号被保険者」に該当する被扶養配偶者、弁護士など外部取引先の本人確認は、郵送やインターネットに頼らざるを得ないのが実情だろう。

個人番号カードの両面を画像データにしたものをメールに添付する方法が、正確性を確保するもっとも望ましい方法となります。または通知カードと本人確認書類（免許証やパスポート）の両方の画像データを添付することも可能です。

Q1. オンラインの本人確認においても、個人番号カードさえ提示すれば番号確認も身元確認も完了という認識で良いか？
A. OK。ただし、個人番号カードの表面と裏面両方の提示が必要になる。データはスキャンしたPDFファイルでも、写真を撮った画像ファイルでも可能。
つまり、個人番号カードをアップロードすればとりあえずOKということ。

ＣＣ，ＢＣＣ，転送などを行った場合は、当然廃棄すべきメールの数と、廃棄が間違いなく行われたかを確認するＰＣの台数が増えるということを十分認識してください。

最近はスマホで会社のメールを見ることが増えています。その場合、個人のスマホであろうと間違いなく廃棄されたかどうかのチェックが必要となります。

メーリングリストや共有のメールアドレスで送ってもらう場合、メールを受け取られる従業員が、マイナンバーを扱う業務を行っている従業員なのか、データを勝手に保存することによる情報漏えいのリスクがないかなども考慮しなければならないでしょう。

対面以外の方法（郵送、オンライン、電話）でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

個人番号カードの表面のコピーにより本人確認を行う場合、表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから、個人番号カード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが、裏面はマイナンバーを表示しなければならないことから、ケースを外してコピーをしてください。（2015年11月更新）

電子メールで情報を送付する場合はファイルをパスワードで保護します。また、マイナンバー収集用のシステムには、本人を認証する仕組みやシステム上に不要な情報が残らないような仕組みを採用します。

イメージデータ化した通知カード等や身分証明証などをメールで送ってもらい、マイナンバーの正確性と本人の身元（実在）確認を行います。一番、ラクな方法ですが、情報漏えいのリスクに対応しておかなければなりません。もし、情報漏えいをすると、罰金等の罰則だけでなく企業の信用問題にもつながります。最低限、ファイルにパスワードをかけてメール送受信するなどの対処は必要です。

情報漏えい事故を回避するため、誤って第三者に送った場合でも画像ファイルを開けないよう、パスワードをかけたりするなど安全対策を講じたシステムを導入する必要も生じる。