マイナンバー制度への対策には、特定個人情報の社内規程策定や基本方針とともに、就業規則も変更しなければなりません。今回は、このことに関連する記事を集めてみました。
就業規則改修フロー
就業規則で変更すべき内容は、法改正対応だけではありません。
書式無料提供サイトからダウンロードした「モデル就業規則」を流用している事業者は要注意です。
第一に、作成されたのがかなり前である可能性があります。下手をすると、5年以上も前からそのまま放置されているケースがありますから、要注意です。第二に、記載の内容が自社の実態にそぐわないことが往々にしてあります。「モデル就業規則」は理想型では超大企業の高待遇制度をそのまま規定しているものや、リスク回避型ではブラックすれすれの規定があったりします。
いずれも、事業者にとっては、時限爆弾や地雷が就業規則に埋まっているような状態です。できるだけ早いうちに規定を適正なものに変更しておくことは、事業主・従業員双方のために必要不可欠です。
上記のイメージ図のように、健全な「就業規則」のためには、改正法への対応など法的整備（土台）の上に服務規程の見直し（守り）、そしてその上に細部規定の見直し（攻め）という3段ロケットでの改修が必要です。
モデル就業規則はあくまで参考に止めて、専門家を交えて話し合いながら決めるのがいいですね。
就業規則に加えるべき規定
就業規則には、◆採用時の提出書類に関する規定
◆提出書類の取り扱いに関する規定
◆提出の協力を求める規定⇒服務規定か、懲戒規定レベルにするか？
マイナンバーは、プライバシーの観点から、
社員に提出を強制する強制力が会社にはなく、社員の理解を求め
提出の協力を得るものとなるために、ややこしい事務が発生します。
取扱規程≠就業規則 「取扱規程」は就業規則ではない！
「ガイドライン」（特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン）で作成を求められている「取扱規程」は「就業規則」ではありません。「規程」という言葉から「就業規則」を連想してしまうのですが、ガイドラインでは「取扱規程」を次のように定義しています。・個人番号を取り扱う事務の範囲と特定個人情報等の範囲を明確にし、
・実際に事務を取扱う担当者を明確にした上で、
・事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めたもの
具体的には、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について安全管理措置を織り込みながら定めていきます。つまり、常に見直して修正していく業務マニュアルや業務フローであり、変更するたびに社員説明会を開催して意見書を添えて労働基準監督署に届け出る「就業規則」とは切り離して考えないと実務上、不都合が生じてしまいます。
「取扱方法」と言った方がしっくりくるのでは？
従業員がマイナンバーを提供してくれなかったら？
従業員がマイナンバーを提供してくれなかったらどうしたらいいか？今現在、考えられるのは２つの方法です。
１．マイナンバーの記載は法令で決まっている義務であることを説明し、提供がないと事業所が困ることを伝え提供を促す
２．就業規則または服務規律に、法令で定められたマイナンバーを提供すべき時には従業員はその決まりに従う旨を記載する
従業員が、マイナンバーの提供を渋った時の対応で、考えられるのはこれくらいです。
そして、気を付けてほしいのが、上記「２．就業規則または服務規律・・・」に記載した時に、提供されない場合の「懲戒」処分を定めた場合。
間違っても、「解雇」や「減給」は定めないでほしいと思います。
「パートタイム労働法」「労働安全衛生法」等が大幅に改正されています！
パートタイム労働法の改正について ｜厚生労働省
労働安全衛生法の改正について ｜厚生労働省
上記の法律が変わっていることに気づいていない企業は、要注意です。