マイナンバーの対象業務を理解していますか？

民間企業等が番号法のルールを遵守するため、ガイドラインでは、マイナンバーの適正な取扱いを確保するため
最低限守るべき事項を具体例を用いて分かりやすく記述し、また各種保護措置が過重な負担とならないよう中小企業に配慮。

＜保護のルール＞

利用の制限のルール
・ マイナンバーの利用範囲は、マイナンバー法に規定された、社会保障、税及び災害対策に関する事務に
限定されていること、実務上どのような場面でマイナンバーを利用できるのか、等を記述。
⇒ ガイドライン中の例①マイナンバーを社員番号として使用してはならない。
②数字をアルファベットに読み替えるという法則に従い、マイナンバーを数字からアル
ファベットに置き換えた場合、当該アルファベットも「マイナンバー」に該当するため、
保護のルールの適用を受ける。

安全管理のルール
・ 漏えいを防止するための、マイナンバーの保管・外部委託に関する留意事項等を記述。
⇒ ガイドライン中の例③委託先を適切に監督しなければならない。委託契約には秘密保持義務、情報の
持出禁止などを盛り込まなければならない。
④不正アクセスを防止する対策をとらなければならない。責任者を決め、担当者
を教育しなければならない。

マイナンバーに費用をかけたとしても、会社に利益や売上が入ってくるわけではありません。リスクマネジメントとして、突発的な費用を発生させないために事前にリスクヘッジをするということは、企業経営で重要なポイントですが、利益につながらない費用は、可能な限り遅くして、かつ可能な限り安くするというセンスは経営者として必須です。しかもマイナンバーはセキュリティがらみのお話なので、激安の漏れ放題サービスでは意味がありません。どうやるとローコストかつ安心できるのかをしっかりと考慮し、企業防衛に役立てていきましょう。

中小企業では汎用品の会計ソフトや給与計算ソフトを使っていることが多いと思いますので、基本的には、ソフトウェア会社側が行うシステム改変にあわせて対応すればよいでしょう。
ただし、自社で人事や経理のシステムを開発している場合は、システムの改修が必要となる場合がありますので注意してください。
マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部または一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。

委託先を適切に選定し管理することが必要です。委託者が特定個人情報の安全管理を適切に行うことを、第三者によって客観的に確認されていることが求められます。ISMS認証とプライバシーマークの両方を取得した業者であることが望ましいです。また委託者との契約やサービス規約に特定個人情報の管理規定があり、適切に管理を行うことが明記されている必要があります。