マイナンバーの対象業務を理解していますか?

従業員からマイナンバーを収集すれば完了というわけではありません。実はその他にも行わなければいけないことがあるので、正しく理解していきましょう。

根底に有るものを知っておきましょう。

マイナンバーで職歴が会社にバレる!?従業員が導入前に知っておくべき点まとめ (40124)

マイナンバーとは個人番号という言い方でも呼ばれることがあるとおりに、社会保障や税の申告などに対する手続きなどを潤滑に進めるものです。
よって中小企業などにも基本となるガイドラインが定められていて、以下のものがそれにあたります。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)

なぜガイドラインがあるの??

民間企業等が番号法のルールを遵守するため、ガイドラインでは、マイナンバーの適正な取扱いを確保するため
最低限守るべき事項を具体例を用いて分かりやすく記述し、また各種保護措置が過重な負担とならないよう中小企業に配慮。

<保護のルール>

利用の制限のルール
・ マイナンバーの利用範囲は、マイナンバー法に規定された、社会保障、税及び災害対策に関する事務に
限定されていること、実務上どのような場面でマイナンバーを利用できるのか、等を記述。
⇒ ガイドライン中の例①マイナンバーを社員番号として使用してはならない。
②数字をアルファベットに読み替えるという法則に従い、マイナンバーを数字からアル
ファベットに置き換えた場合、当該アルファベットも「マイナンバー」に該当するため、
保護のルールの適用を受ける。

安全管理のルール
・ 漏えいを防止するための、マイナンバーの保管・外部委託に関する留意事項等を記述。
⇒ ガイドライン中の例③委託先を適切に監督しなければならない。委託契約には秘密保持義務、情報の
持出禁止などを盛り込まなければならない。
④不正アクセスを防止する対策をとらなければならない。責任者を決め、担当者
を教育しなければならない。

じつは政府のガイドラインではここまで基本的なことから説明がされているんですね。

対策の方針は?

マイナンバーに費用をかけたとしても、会社に利益や売上が入ってくるわけではありません。リスクマネジメントとして、突発的な費用を発生させないために事前にリスクヘッジをするということは、企業経営で重要なポイントですが、利益につながらない費用は、可能な限り遅くして、かつ可能な限り安くするというセンスは経営者として必須です。しかもマイナンバーはセキュリティがらみのお話なので、激安の漏れ放題サービスでは意味がありません。どうやるとローコストかつ安心できるのかをしっかりと考慮し、企業防衛に役立てていきましょう。
確かにコストの削減などとセキュリティ対策の同時を行うことができるのであれば、中小企業にとってはかなりのメリットが生まれてきますね。
では実際にどのくらいのコストがかかるのかは、やはり従業員の数や取引先の数が絡んでくるのでしょうか。

必ずコスト増になるとは限らない

中小企業では汎用品の会計ソフトや給与計算ソフトを使っていることが多いと思いますので、基本的には、ソフトウェア会社側が行うシステム改変にあわせて対応すればよいでしょう。
ただし、自社で人事や経理のシステムを開発している場合は、システムの改修が必要となる場合がありますので注意してください。
マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。
中小企業でも弁護士さんや税理士さんに頼んでいるというところは思いの外多いと思います。
これからはそういった業種でも様々なサービスが展開されていくことが予想されていますので、もしかすると基本料金に含むよという事務所もあるかもしれませんので、先ずは相談してみるのも良い方法だと思います。

委託先を選ぶ際の基準とは?

中小企業のためのマイナンバー講座|ClearWorks (40129)

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部または一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。

委託先を適切に選定し管理することが必要です。委託者が特定個人情報の安全管理を適切に行うことを、第三者によって客観的に確認されていることが求められます。ISMS認証とプライバシーマークの両方を取得した業者であることが望ましいです。また委託者との契約やサービス規約に特定個人情報の管理規定があり、適切に管理を行うことが明記されている必要があります。

個人情報の管理を外部に任せる場合には明確な基準というのが実はあるんですね。
安心して任せることが出来る業者を選定していくためには、こういったことにも日頃から目を向けることが大切です。

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