平成28年1月から始まったマイナンバー制度。行政だけでなく民間事業者にも大きく影響を与えると言われています。どのような業務に影響するのか、また導入にあたりどのような取組みが必要か調べました。
どのような業務に影響を与えるのか？
「ひとりにひとつマイナンバー」とのフレーズの通り、日本に住民票のある全ての人に“その人だけの番号(12桁)”が通知されています。今年1月より本格的にその番号を使用した行政手続きがスタートしていますが、業務のどの分野に関わってくるのでしょうか。
2016年1月から、「社会保障」「税」「災害対策」の3分野での行政手続き書類には、マイナンバーの記入が必要だ。○社会保障
年金の資格取得や確認、給付
雇用保険の資格取得や確認、給付
医療保険の給付請求
福祉分野の給付、生活保護 など○税
税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書など
税務当局の内部事務 など○災害対策
被災者生活再建支援金の支給
被災者台帳の作成事務 など
「社会保障」や「税」という項目から、業務の中では給与関係事務に影響を与えそうですね。「災害対策」は関わりが薄そうです。
給与に関する事務と言っても、具体性がないのでもう少し踏み込んで調べてみました。
現時点で想定されるマイナンバーが必要となる業務については、
■従業員の給与・福利厚生
源泉徴収票の作成
厚生年金保険被保険者資格取得届の作成
健康保険被保険者資格取得届の作成
雇用保険被保険者資格取得届の作成■社会保険関係手続き
年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの被保険者資格取得の届出■税務署への提出
税務署、市町村への源泉徴収票の提出、報酬等に係る支払い調書の提出
などが上げられます。
なるほど。このように示されると理解しやすいですね。源泉徴収事務、健康保険や年金関係の届出事務等で、マイナンバー制度に関する対応が求められそうです。
では、どのような取組みや注意が必要なのか？
via sozai-good.com
給与に関する業務でマイナンバーが必要になることが分かりました。個人に付されたマイナンバーは原則一生涯変わることはありません。個人が特定される情報を扱うことになる事業者にも、その取扱に細心の注意が求められます。そこで、政府は下記のチェックリストを作成しています。
6つの導入チェックリスト1 マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。
2 マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。
3 マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
4 ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
5 退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。
6 従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。
担当者のデスクの位置なども周囲から見えにくい場所にするといいかと思います。また、パソコンのウィルス対策も優先事項として担当者が認識することも必要です。マイナンバーの収集・利用がスムーズに行われるように説明や相談できる環境づくりも大切ですね。
利用目的の明示と番号確認・身元確認についてもう少し詳しく調べると……
利用目的はきちんと明示！
・マイナンバーを取得する際は、利用目的を特定して明示
（※）する必要があります。
（例）「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」
・源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的で
利用する場合は、まとめて目的を示しても構いません。
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。
実際に業務を進めていくと、分からない点も多く出てくると思います。「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」や「マイナンバー総合フリーダイヤル」等も活用しながら一つ一つ理解を深めていくことが大切です。