企業は従業員のマイナンバーを取り扱わなければいけません。経営者が不安に思っている以上に実は従業員も不安に思っています。明るい経営を目指すのなら従業員の声に耳を傾けてはいかがでしょうか？
身分証明書だからこそのポイント
会社は、税や社会保障関係の事務を行うために、本人等からマイナンバーの提供を受けることになりますが、その際に、会社は必ず本人確認をしなければなりません。いわゆる「成りすまし」を防ぐためにも厳格な本人確認が求められます。本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。
経営者の方は従業員からせっかく収集できたマイナンバーですが、きっちりと確認を行い会社の登録住所と合致しているかどうかの確認作業も怠ってはいけません。
友人の悩み
ここで私の友人に最近起きた出来事を紹介します。
【私の今働いている職場でも去年年末にマイナンバー提出を命じられましたが会社に提出してる住所とマイナンバーでの住所は違うんですよね（汗）。
一応は出したのですが、住所が違う事とマイナンバーは関係無いから受け付けてもらえたようなんですが、こんなんでちゃんと本人確認とか出来るのか不安です。】
国が間違っているのか会社が間違っているのか、もしくは本人が引越しをしたのを会社に報告していないのか詳しくは聞いていませんが、一歩間違うととんでもないことになってしまいます。
政府のガイドラインをチェック！
本人確認はなりすまし防止のためにマイナンバーの確認と
身元の確認を厳格に行ってください
なお、確認は対面の方法だけでなく、証明書のコピーを
郵送するといった方法でもかまいません
社員だけでなく、パート・アルバイト、謝金の支払がある
社外の方からもマイナンバーを取得する必要がありますので、
その際の本人確認の方法（どの書類で確認するかなど）は
あらかじめ検討し、準備しておく必要があります。
見ていただけると分かるとおり実はガイドラインでも、本人確認を行うように支持しているんです。
集めたはいいけど正しく使えないということになれば、信用が生まれません。
しっかりしましょう。
集めたはいいけど正しく使えないということになれば、信用が生まれません。
しっかりしましょう。
従業員の扶養家族については？
従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、その扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なります。健康保険の扶養家族の届出や所得税の扶養家族の届出は、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、企業は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
家族を持っている従業員さんもいるという企業は必ずチェックしておく項目です。
提供のたびに行わなければいけないの？
マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、２回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。
確かに毎回のことですが、省ける工程もあるようですね。
委任状を考えている方は
従業員が扶養親族の代理人となって、事業者・団体に提供する形式本人確認は事業者・団体が、扶養親族の代理人である従業員に対して、行うこととなります。
その際の必要書類は、以下の通りです。・扶養親族からの委任状（法定代理人の場合は戸籍謄本）
・代理人の本人確認書類（代理人のマイナンバーカード、運転免許証、パスポートなど）
・扶養親族のマイナンバーカードの写し（紛失の恐れがあるため写しの方が良い）
この際、マイナンバーの利用目的は代理人である従業員に示せば足りるわけではないとされています。
当然、扶養親族に対して「個人番号の利用目的：国民保険第3号被保険者関係届への記載」などの利用目的通知を行う必要があります。
その際は、書面などで行うのが望ましいでしょう。
場合によってはこのような方法が望まれる場合もあるので目を通しておくのも必要です。