＜従業員向け＞マイナンバーについての書類を用意しておこう

利用目的はきちんと通知又は公表する必要があります！

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。
ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。

マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは、本人への通知等を条件として認められます。

従業員の方に利用目的を通知するときの利用目的通知書のサンプルです。
このままでは使えないので、コピーして使用して下さい。

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

ただし、扶養家族の場合には利用目的によってその方法や確認を行う担当者が異なってくることに注意が必要です。

配偶者等が従業員を通じて会社にマイナンバーを知らせる場合

具体例：国民年金第3号被保険者関係届

このとき、従業員が配偶者等の代理人になります。

本人確認に必要な書類は、以下の3点セット

・配偶者から従業員への委任状
・代理人となる従業員の運転免許証など
・本人である配偶者の個人番号カード、通知カードまたは住民票の写し等

この場合は、会社に届出をするのは被保険者となっている扶養家族自身です。そのため、本人確認の義務を負うのは会社ということになるので注意しましょう。ただし、これは形式上のことであって、従業員に代理で本人確認を行ってもらうことはルール違反ではありません。

代理人が本当に本人から代理を任されているか、もしくは法律上当然に代理人としての地位がある者（法定代理人）かを確認するための作業になります。
・法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類
・任意代理人の場合は、委任状

のいずれかになります。なお、子どもが満20歳まで達していない場合、親は法定代理人として、子どもの法律行為を代理することができます。

2．代理人の身元（実存）の確認
代理人が代理人本人であるかを確認します。
・代理人の個人番号カード、運転免許証、旅券等の顔写真付き身分証明書
・公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書等2つ以上

のいずれかになります。

3．本人の番号確認
家族の番号を確認するための作業になります。
・本人の個人番号カード又はその写し
・本人の通知カード又はその写し
・本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書又はその写し

のいずれかになります。この場合の本人とは、配偶者等のことです。ですので、配偶者から上のいずれかをもらうようにしてください。写しで構いませんので、個人番号カードのコピーでも大丈夫です。

従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを告知し、提供を求めることになりますが、それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？

Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

従業員等からどうしてもマイナンバーの提供を受けることができなかった場合には、書類の提出先の機関（例えば、支払調書や源泉徴収票であれば税務署）に対し、マイナンバーを記載できなかった経緯を説明することになります。

この説明の際には、単なる義務違反ではないことを説明できるようにしておくことが重要になります。そのためには、証拠として、従業員等に提供を求めた経過などを記録、保存しておくことが重要です。

具体的には、提供を求めた文書の内容や、文書を出した日付を記録しておくことや、提供を求めるメールの履歴を残しておくことが考えられます。