マイナンバー制度、正しい就業規則は？

就業規則（しゅうぎょうきそく）とは、労働者の就業上遵守すべき規律[要出典]及び労働条件に関する具体的細目について労働基準法に基づいて定められた規則のことをいう。

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。

社員の労働条件に関係してくる部分では、就業規則の変更が必要になります。必要な箇所はさほど多くはありませんが、以下の点を中心にご検討ください。

◆採用時の提出書類に「個人番号カードの提示」を追加すること
◆従業員はマイナンバーの身元確認のため、「身分証明書を提示するなど、会社に協力をしなければならない」こと
◆「個人番号の利用目的」を「源泉徴収票の作成、健康保険および厚生年金保険手続、雇用保険手続」「その他法令により定められた業務」などに限定列挙すること
◆「個人情報保護」の条文にマイナンバーについての規定も追加すること
◆懲戒の事由に「故意または重過失によるマイナンバーの漏洩・流出」を追加すること
◆その他の事項については別途「個人情報保護規程を定める」旨の委任規定を設けること

必ずしも就業規則を変更する必要はない

番号法では、事業者がマイナンバーを取り扱う際には、その利用目的をできる限り特定しなければならないとされています。

また、企業がマイナンバーを取り扱うことが出来るのは利用目的を特定した範囲のみであり、当初の利用目的と異なる利用目的でマイナンバーを利用する場合には、本人への通知が必要とされています。この「本人への通知」とは、

・社内ＬＡＮにおける通知
・利用目的を記載した書類の提示
・就業規則への明記

といった方法であると、特定個人情報保護委員会のページには記載されています。つまり必ずしも就業規則を変更する必要はないですが、就業規則で明示しておいた方がベターだといえるでしょう。

もし就業規則に明示しなければ、利用方法が変わるたびにいちいち書類の提示などをしなければならず、実務上非常に煩雑ですよね。就業規則を変更して明示しておく事をおすすめします。

【就業規則規定例】

（採用決定時の提出書類及び個人情報の利用目的）
第○条　会社は就職を希望する者の中より、選考試験に合格し、所定の手続きを経た者を従業員として採用する。

２　従業員は採用の際、次の書類を提出しなければならない。ただし、会社が提出を要しないと判断した場合には、下記の書類の一部について提出を免除することがある。
（１）　履歴書（３ヶ月以内の写真を添付）、職務経歴書
（２）　健康診断書
（３）　源泉徴収票（暦年内に前職のある者のみ）
（４）　年金手帳、雇用保険被保険者証（所持者のみ）
（５）　個人番号カードまたは通知カード（提示）
（６）　必要により、自動車運転免許証の写し、住民票記載事項証明書、資格証明書の写し、学業成績証明書の写し、卒業証明書の写し
（７）　その他会社が必要と認めたもの

３　在職中に上記提出書類の記載事項で、個人番号、氏名、現住所、家族の状況等に異動があった場合は速やかに会社に申告すること。

４　第２項の規定に基づき会社の提出された書類（第５号の個人番号カードまたは通知カードを除く）は、次の各号の目的のために利用する。
（１）　配属先の決定
（２）　昇降給の決定
（３）　賃金、賞与並びに退職金の決定及び支払い
（４）　所得税及び社会保険料の控除
（５）　人事異動（出向の場合を含む。）
（６）　教育管理
（７）　健康管理
（８）　表彰及び制裁
（９）　退職及び解雇
（10）　災害補償
（11）　前各号のほか、会社の人事政策及び雇用管理の目的を達成するために必要な事項

５　第２項第５号で取得する個人番号の利用目的は、次の各号の目的のために利用する。
なお、社会保障や税の定められた書類に個人番号を記載することは法令で定められた義務であるため、従業員は提出及び利用を拒むことができない。
（１）　給与所得・退職所得の源泉徴収事務
（２）　健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
（３）　雇用保険届出・申請事務
（４）　雇用関連の助成金申請事務