企業は従業員や取引先からマイナンバーを収集する必要がありますが、どうしてもメールで収集しなければならない場面もあるかと思います。メールでのやりとりはどうしても情報漏洩の危険が高くなるためセキュアな環境を構築することが大切です。サイバーソリューションズは安全にメールのやりとりをしたいという企業の要望に応え、同社の電子メールセキュリティ製品群にマイナンバー監査機能を搭載させます。
企業はマイナンバーを細心の注意を持って取り扱わなければいけません！
企業には安全管理措置が義務付けられます！
マイナンバー制度では、個人情報の漏えいに対して厳しい罰則があるため、企業は厳格な管理体制を構築する必要がある。
それについては内閣府・特定個人情報保護委員会が「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を発行し、マイナンバーを取り扱うすべての企業が特定個人情報に対して「安全管理措置」を講じなければならないとしている。
同ガイドには、安全管理措置として「基本方針の策定」「取扱規定などの策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」が示されている。
情報漏洩すれば罰則や損害賠償請求を受けることも！
Ｑ4－7－1 故意でなく個人番号や特定個人情報等が漏えいしてしまった場合でも罰則が適用されますか。（例：サイバー攻撃等で情報が漏れた場合等）
Ａ4－7－1 過失による情報漏えいに、いきなり罰則ということはありません。ただし、漏えいの様態によっては、特定個人情報保護委員会から改善を命令される場合があり、それに従わない場合、罰則はありえます。以上は刑事罰の場合ですが、民事の場合は、過失でも損害賠償請求をされる可能性はあります。（2015年9月回答）
特定個人情報を漏洩してしまった場合、罰則が適用されることがあるので安全管理措置をきっちり講じて対策することが大切です。
メールでマイナンバー収集には危険がいっぱい！
ウイルス感染・情報漏洩・管理不足の危険！
メール送信などでマイナンバーを収集した場合、情報漏洩の危険が高まります。
紙で回収した場合は取扱担当者以外への提供、送付時の誤発送、廃棄忘れ、取得・保管・廃棄の履歴管理のリスクが発生します。またメールでの収集の場合、紙の場合と同じリスクの他にPC・ネットワークのウイルス感染リスクも課題となります。
安全対策システムの導入が必須！
また、オンラインによる本人確認も可能で、遠隔地にいる従業員などが本社まで出向かなくてよいが、通知カードや運転免許証をスキャンしたり写真撮影したうえで画像データとして取り込み、ファイルとして添付したメールを担当者まで送ってもらう必要がある。さらに、情報漏えい事故を回避するため、誤って第三者に送った場合でも画像ファイルを開けないよう、パスワードをかけたりするなど安全対策を講じたシステムを導入する必要も生じる。
士業や個人事業主など社外から、あるいは遠隔地の従業員からマイナンバーを収集する際にはどうしてもメールに頼らざるを得ない場合もあるでしょう。しかしメールでの収集は最も情報漏洩リスクが高いため、安全対策にシステムを導入するなどの措置が必要になります。
サイバーソリューションのセキュリティメール製品を利用しよう！
３つのセキュリティメール製品
スパム対策、メール審査、メール暗号化など統合型メールセキュリティゲートウェイ「MailGates」が、新Verとして進化して誕生する「MailGatesV4」スパム/ウィルスメール対策、誤送信対策、コンプライアンス対策といった今解決したいポイントに対して、
MailGatesは最適な組み合わせで導入可能になり、IT管理者負担,コスト削減とを同時に実現させる
メールセキュリティソリューションです。
サイバーソリューションズのメールベースは国内メーカーNo.1の実績を誇るメールアーカイブシステムです。多種多様なメールシステム環境に柔軟に対応するだけでなく、大容量のメール環境にも適応し、高速アーカイブ・高速検索を実現します。さらにV5へのバージョンアップにて大幅にメール環境にかかるコストダウンを実現します。
MailBaseV5ではメールアーカイブ用ストレージを大幅に増量しシステム管理のしやすさも向上させています。マルチテナント構成やNotes連携、Exchange連携はもちろんのこと、様々なビジネスシーンに対応するためOutlookインターフェイス連携 やスマートフォンデバイスインターフェイスを実装した、まさにメールアーカイブシステムの決定版です。
CyberMail（サイバーメール）は多機能なWebメールと、高性能なメールサーバエンジンを一体化して構築された統合型メールシステムでありサーバ1台から稼働させることが出来ます。それゆえに、システム管理者に必要な各種設定機能やユーザ管理等もWEBユーザインターフェースから簡単に行う事ができ、高度な設定も簡単に行う事が出来ます。つまり企業に必要なメール環境はサイバーメールに全て任せる事ができるのです。
それぞれにマイナンバー監査機能が搭載！
サイバーソリューションズ株式会社は12日、マイナンバーに関わる企業メールの個人情報漏洩対策として、統合型メールセキュリティソリューション｢MailGates」、電子メール監査・メールアーカイブシステム｢MailBase」、クラウド型メールサービス「CYBERMAILΣ」の各製品に、マイナンバー監査機能を1月13日から標準搭載すると発表した。
｢MailGates」では、誤送信対策に含まれる審査ルール機能に、マイナンバー数値の配列が入っているメールをブロックや削除、または管理者に通知するなどの設定を可能にした。「CYBERMAILΣ」では、暗号化・審査オプション機能に、マイナンバー数値の配列が入っているメールをブロックや削除、または管理者に通知するなどの設定を可能にした。
｢MailBase」では、メール監査に必須である「電話番号やクレジット番号などの個人情報」などを、正規表現やワイルドカード検索を利用した監査ルールに追加した。
もともとセキュリティの高いメール製品にマイナンバー監査機能が搭載されることで特定個人情報の情報漏洩を防止してくれます。メールでのマイナンバー収集を検討している企業の方はサイバーソリューションズのマイナンバー監査機能がついた製品を一度検討してみてはいかがでしょうか。