導入に向けて準備が急がれるなか、中小企業では対策が遅れていると言われています。人数も少なくデータ保護のシステムを構築するほどでもない企業ではどういった対策を行えばいいのでしょうか？
進んでいない中小企業のマイナンバー対策
2016年から運用が開始されるのに伴い、全ての事業所はマイナンバーについて周知徹底、対策を講じる必要があります。
制度のスタートは目前に迫っているが、同制度についての周知の遅れが指摘されており、ここに来て自治体などが盛んにPRイベントを行うなどしている。企業においても同制度への対応が求められているが、特に中小企業においては問題意識が希薄で、対策の遅れが指摘されている。しかし、中小企業にあっても、従業員とその扶養親族、取引先、出資者、顧客などの情報の適正な管理が求められることになる。
具体的に、どこから手をつければ良いか分からない場合はまず制度の目的を把握して情報管理の重要性についてしっかりと認識することが重要です。
1. マイナンバーを利用しなければならないケースを洗い出すこと
2.マイナンバーの利用スケジュールを確認する
3.いつまでに従業員などのマイナンバーを収集するか決める
4.マイナンバーを収集する前までに安全管理措置を検討し準備する
コストがネック？少人数の企業であれば紙による対応も可能
制度について中小企業向けに講演する影島広泰弁護士（41）は「数十人の企業なら管理は紙で十分。無理にデータ化してパソコンに入力する必要はない」とアドバイスしている。
情報漏洩を防ぐネットセキュリティの導入や、外部への委託はコストがかかります。
しかし、費用の捻出が困難な場合、少人数であれば紙媒体での保管などでも対応はできます。
しかし、費用の捻出が困難な場合、少人数であれば紙媒体での保管などでも対応はできます。
マイナンバーを取得、保管する理由
そもそも、企業はどんな場合に従業員のマイナンバーを利用するのでしょうか？
マイナンバーの利用目的源泉徴収票の作成
健康保険の届出
厚生年金の届出
雇用保険の届出
労働保険の届出
国民年金第3号被保険者の届出
これらの書類作成に不便がない場合は、パソコンにデータを保存する必要もないのです。
保存、管理の重要性を認識する
法律で定められた行政手続き以外で、特定個人情報が含まれる紙やファイルなどを紛失や漏洩してしまったり、その情報が入っている紙やPCなどを第三者に盗まれたりすると①に該当（相応の安全管理を怠った過失責任）します。それを不正な利益を得る目的で故意に行った場合は、更に②が加わって最高で7年以下の懲役もしくは罰金或いは両方が科せられることになります。
via www.photo-ac.com
情報を漏らさないようにするポイント
担当者を決定し、ほかの人が情報を閲覧できないようにする必要があります。
事業者は、マイナンバーを取り扱う担当者や責任者を明確にしておかなければなりません。通常は、担当者は給与支払業務の担当者、責任者はその上司というのが一般的になると思われますが、これは各事業者の事情に応じて決めると良いでしょう。また、必ずしも個人名で指定する必要は無く、部署名や事務名等により、担当者が明確になれば十分であると考えられます。
情報保護に注目した事務機器を利用するのも良いでしょう。
セキュリティ用紙原本をしっかり管理したい社内書類や、社外秘の書類など、コピーを防止したい書類の管理は万全でしょうか？
また、スマートフォン・携帯電話が普及し、カメラ撮影が誰でも手軽にできるようになった現代、無断で撮影される恐れもあります。この用紙・シールは、そのような機密書類の不正コピーや盗撮などを防ぐことができます。マイナンバーなどの情報漏洩(漏えい)対策を強化するためにも活用しましょう。
シュレッダーシュレッダーを使用すれば、マイナンバーなどの個人情報が印刷された書類を安全に処分することができます。
シュレッダーはセキュリティ対策が必要な書類を、復元が困難になるほど細かく切断することで、機密情報の漏洩（漏えい）を防ぎます。
切断方法は、直線的にカットするストレートカットと、縦・横両方向からカットするクロスカットがありますが、業務用シュレッダーの場合は、よりセキュリティ性の高いクロスカットが採用されています。
また、CD・DVDをカットできるタイプもあります。
