中小企業のマイナンバー制度対策

マイナンバーとは簡単にいうと、住民票のある個人に12桁の番号、会社などには13桁の番号が付与される制度です。
中小企業でも、今後は税務や社会保険などの手続きの際にマイナンバーが必要となります。

行政の効率化

行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などのムダが削減されます。
行政の効率化
国民の利便性の向上

添付書類の削減など、行政手続きが簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ることができます。
国民の利便性の向上
公平・公正な社会を実現

所得や他の行政サービスの需給状況を把握しやすくするため、負担を不当に免れることや給付を不正に受け取ることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細やかな支援を行うことができます。

・個人番号＝全ての国民に個別に割り当てられる12桁の番号
・法人番号＝全ての法人に個別に割り当てられる13桁の番号
・個人を特定することができる情報を、個人情報と呼びます
そのうち氏名・住所・生年月日・性別を基本4情報と呼びます

・個人番号と、個人基本4情報など個人を特定できる情報が結びついた情報を、特定個人情報と呼びます
・特定個人情報は、法律で定められた行政手続き以外で利用することが禁じられています
・個人情報保護法と異なり、本人からの同意があったとしても番号法違反となり罰則が適用されます
・故人の特定個人情報も保護の対象となります

Ｑ：従業員が数十人程度の小さな企業も対象になるのか？

Ａ:マイナンバー制度は企業規模を問わず、従業員に給与を支払っている全ての企業が対象となる。この点は日本版SOX法（内部統制報告制度）、個人情報保護法、省エネ法といった一定以上の条件を満たず企業のみが対象となる従来の法制度とは大きく異なる。

Ｑ:マイナンバー制度に対応しなかった場合の罰則はあるの？

Ａ:マイナンバーは個人の所得にも関連する重要な情報であり、適切に管理されなければならない。そのため不適正な理由や目的による情報の収集や漏えいなどには、個人情報保護法よりも重い罰則規定が設けられている。例えば、故意の漏えいに対しては最高で4年の懲役が科せられる。

Ｑ:企業は従業員からマイナンバーを申告してもらうだけでよいのか？

Ａ:企業は従業員から申告されたマイナンバーをそのまま受領すればよいわけではない。マイナンバーは個人の所得を把握し、社会保障などの様々な行政サービスを提供する際に用いられる重要な情報だ。そのため間違いなく本人の番号であることを担保する必要がある。

実際、企業が従業員からマイナンバーを収集する際は（1） 従業員に対する利用目的の明示→（2）提示されたマイナンバーが正しいことの確認（番号確認）→（3）提示されたマイナンバーが正しい持ち主のものであることの確認（身元確認）――といったステップを踏む必要がある。必要に応じて運転免許証やパスポートなどの提示を求め、誤った番号が使われていないことも企業側が確認しなければならない。運転免許証やパスポートも個人の重要な情報であるため、番号確認や身元確認の業務フローは情報が漏えいしないように十分配慮する必要がある。

また、企業がマイナンバーを収集する対象は従業員だけとは限らない。デザイン作成やセミナー講演の依頼などで、社外の人材に報酬を支払った場合には各種の支払調書に支払対象者のマイナンバーを記載する必要がある。国民年金の第3号被保険者の届け出では従業員だけでなく、扶養家族のマイナンバー収集においても本人確認が必要となる。さらに給与を支払っていれば非正規雇用やアルバイトの従業員もマイナンバーの収集対象となる。

アプローチ1は「既存の人事/給与システムを改変する」というもの。該当する選択肢は「既存の人事/給与システムを変更（バージョンアップ）する」、「既存の人事/給与システムを刷新（別パッケージへ換えるなど）する」、「新規に人事/給与システムを導入する」の3つである。

アプローチ2は「専用システムを新規に追加する」というもの。該当する選択肢は「マイナンバーを収集/保管する専用システムを新規に導入する」と「帳票にマイナンバーを追記する専用システムを新規に導入する」の2つである。

アプローチ1とアプローチ2のどちらが適しているか　は個々の企業によって異なる。重要なのは「時間が足りないから」と結論を必要以上に急がないことだ。マイナンバー制度対応における人事/給与システムの改変には迅速かつ慎重な姿勢で取り組むことが重要と考えられる。