企業と委託先・取引先とのマイナンバーのやり取りについて。

取引先との関係で、マイナンバーが関わってくるケースとしては、弁護士や税理士、社会保険労務士などに報酬を支払っている場合です。支払調書へマイナンバーを記載する必要がありますので、委託先にもマイナンバーの提供・本人確認を求めることになります。 　

また、株主への配当の際に支払調書を出しますが、この時も同様にマイナンバーを記載しますので、企業は株主からもマイナンバー取得の必要が生じます。 　

取引先としては他に賃貸している不動産オーナーに対する支払いも挙げられます。ただ、不動産賃貸借契約の内容が支払調書提出不要と明らかな場合は、マイナンバーの取得は必要ありません。

企業にとって従業員以外のマイナンバー（個人番号）等が必要となるのは、平成28年1月以降に支払う配当、報酬、家賃等についての法定調書を作成するときです。雇用関係とは異なった注意が必要になります。

金融機関を除く一般企業で、給与関係以外でマイナンバー等を記入しなければならない法定調書はおおむね次のとおりです。

・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・不動産等の譲受けの対価の支払調書
・不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書
・配当等とみなす金額に関する支払調書
・匿名組合契約等の利益の分配の支払調書
・非居住者等に支払われる人的役務提供事業の対価の支払調書等

入手する個人番号と個人とが一致していなければ、マイナンバー制度の目的とする、行政の効率化や公正な社会の実現を達成することはできません。

そのため、事業者が個人番号を入手する際には「本人確認」が必ず必要になってきます。

・番号確認（番号が正しいかどうか）
・身元確認（なりすましでないかどうか）

つまり、正しい個人番号であることの番号確認のほかに、個人番号を提供する人がその番号の正しい持ち主であることを確認する必要があります。

事業主・団体において、マイナンバー取扱事務は避けて通ることはできません。 そしてそれには、従業員等の協力が欠かせないことは、言うまでもありません。

なんにしても、まずはマイナンバーの収集業務と本人確認が必要だからです。 しかしながら、従業員やその扶養親族、あるいは取引先や株主の協力が得られず、マイナンバーの提供を拒まれてしまった場合は、どうするべきでしょうか。 ここでは、そのような自体に陥ってしまった場合の対処法や、予防策について説明していきます。

「マイナンバー制度がどういうものか分からないが、漠然と不安である」
「最近、個人情報の流出が多くて不安だ」
「自分の勤め先のマイナンバーの管理がどうなっているか分からない」

国の機関においてでさえ、情報漏えいが生じてしまう昨今、非常に重要な情報であるマイナンバーに対して不安が先行するのは、当然のことです。

こうした不安が生じる原因の多くは、情報不足に原因を求めることができます。特に、自らの就業先での安全管理措置の状況が判らないから不安である、という場合は、事業者・団体において、きちんとした体制を整え、理解を求めていく他ありません。

freee株式会社は30日、中小企業向けのマイナンバー管理サービス「マイナンバー管理 freee」を提供開始したと発表した。クラウド上で従業員のマイナンバーの収集・保管・利用が行えるようになっており、同社が提供しているクラウド型会計ソフト・給与計算ソフトとの連携機能も順次リリースしていく予定。

従業員のマイナンバーの入力は、企業の担当者が行う方法のほか、今後、従業員がスマートフォンから自分のマイナンバーの入力や本人確認書類のアップロードが行えるようにしていく予定。入力されたマイナンバーの情報は暗号化してクラウド上に保管され、特定の人だけが閲覧できるよう権限を設定できるとともに、マイナンバーの参照・更新、ログイン履歴などもすべて記録される仕組み。

個人に配布されるマイナンバー（個人番号）に加え、法人マイナンバー（法人番号）の管理や取引先の個人事業主のマイナンバーの収集にも対応していく予定だという。