クラウドサービスでマイナンバーの管理コストとリスクを減らそう!

マイナンバーの導入において、コストとリスクは切っても切り離せません。自社内で管理が難しいと感じたら、クラウドサービスの利用を検討してはいかがでしょうか。

マイナンバー対策のコストは平均109万円

マイナンバー企業負担は1社平均109万円 年金機構を笑えない負担とリスク増 | ゆかしメディア | 1 (29996)

対応における自社コスト負担の額は平均約109万円。従業員数に応じて上昇し、1000人超の企業は平均約581万円となった。
マイナンバー業務の隔離エリアの増設、ITシステムの構築などの物理的コストだけではなく、社員教育の徹底なども含め、企業の負担は大きくなっています。

クラウドサービスでコスト削減を

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あらゆる場面で情報の安全管理が求められるマイナンバー対策。
外部にマイナンバー保管を委託するだけでも管理の手間とコストが削減できます。
外部委託先は税理士や社会保険労務士の他にいま注目されているのが、クラウド型のマイナンバー管理サービスです。
特定個人情報の管理そのものは専門家に委託することが認められています。マイナンバーの収集から保管までを他社に委託すれば、自社にマイナンバーを含む特定個人情報を保管するリスクそのものが無くなります。必要な時に事務担当者が都度、保管先からマイナンバーを取り出せばいいのです。
いわゆる「マイナンバー保管サービス」は、多くの企業が「クラウド」を活用した比較的安価なソリューションとして提供しているものです。

クラウドサービスはマイナンバーの収集にも対応

まだ間に合う!マイナンバーの情報漏えい対策セミナー|情報漏えい・セキュリティ対策情報|LanScope NEWS (30136)

マイナンバーの管理にはルールの整備、特定個人情報を扱う人材の育成、データルームの隔離などの対策が必要となります。
委託元である企業には外部委託先の監督義務が生じますが、自社での情報漏えいのリスクを考えれば、環境の整ったクラウドサービス利用も選択肢の一つといえるでしょう。
企業や個人事業主に求められる安全管理措置は以下の4点になります。クラウドサービスの活用で、自社で構築するコストや手間大きく削減するだけでなく、自社で対応が難しいセキュアな環境を利用することができます。

人的安全管理措置
組織的安全管理措置
物理的安全管理措置
技術的安全管理措置

《必要かつ適切な監督》
○①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
○委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
○契約内容として、秘密保持義務、事務所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、契約終了後の特定個人情報の
返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
○委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。

主なクラウドサービス

中小企業向けのクラウドサービスをまとめてみました。

マイナンバー管理 freee

「マイナンバー管理 freee (フリー)」| クラウドでマイナンバーを管理 (30094)

従業員や取引先に、リクエストボタンでメール送信。
記入された番号は、個人情報と一緒に保存されます。
必要時だけ管理者が確認でき、操作履歴も全て保存されるので安心です

セキュアMYNUMBER(マイナンバー)

スターティア株式会社 マイナンバー対策ソリューション特設サイト (30092)

マイナンバーの「収集」「運用管理」「廃棄」までトータルに活用できるサービスです。とてもシンプルなユーザビリティですので、運用する担当者の負担を減らすことが出来ます。

ログ取得も可能で、誰がマイナンバーを利用したかといったことまで把握できます。

MFクラウドマイナンバー

マイナンバー管理システム「MFクラウドマイナンバー」 (30102)

マイナンバーの収集、管理、廃棄まで。安全管理措置を、整えられるクラウドサービス。

NEC クラウド型 マイナンバー対応ソリューション

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・マイナンバー対応に必要なクラウドサービスを選んで、必要な期間の利用が可能。
・低料金なクラウドサービス。必要なライセンス数を月額料金で利用可能。
・ブラウザから利用でき、短期導入できます。