雇用主が集めた従業員のマイナンバー、これは取り扱いに注意が必要なものです。企業担当者は勤め先と誓約書を取り交わしましょう。
マイナンバー制度がはじまり
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マイナンバー制度とは？
マイナンバーとは、現在ばらばらで管理されている年金の基礎年金番号、介護保険の被保険者番号、自治体内での事務に利用する宛名番号を、1つの｢個人番号(マイナンバー制度)｣で管理し、各分野、各機関で横断的に利用することができる「番号制度」です。 2015年10月にはマイナンバーの個人への通知が開始され、2016年1月に、実際の利用がスタートします。
マイナンバー制度の導入により、国民１人１人にナンバーが与えられます。希望者にはマイナンバーカードが発行され、カードを利用した様々な行政サービスが受けられる社会構築が目指されてます。
すでに一部のサービスでは導入済みです。例えば、これまでインターネットで税務署へ確定申告を行う時には、役所で発行してもらう電子証明が必要でした。しかし、マイナンバーカードに電子証明を付与する事が出来るので、今後はマイナンバーカードを利用した確定申告が可能です。自治体で発行する電子証明は、今後の廃止が決定しています。
マイナンバー制度の導入で個人の識別番号が与えられた為、今後はその番号を用いた個人識別が行われ、行政サービスを受けられるようになります。
企業とマイナンバー
■提供の制限（法19条）
原則として、役所に提出する書面を作成するために必要な限度で提供するとき以外には提供できない
■提供を求めることの制限（法14条、15条）
19条で提供を受けることができる場合（役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために必要な場面）以外では、個人番号の提供を求めてはならない
■収集・保管の制限（法20条）
19条で提供を受けることができる場合（役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために必要な場面）以外では、収集・保管できない
■特定個人情報ファイルの作成の制限（法28条）
役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために「必要な範囲」を超えて作成してはならない
原則、その取り扱いは法令で決められています。
誤った利用をしないように注意しましょう。
誤った利用をしないように注意しましょう。
企業のマイナンバーの取り扱い
共有データベースに記録されたマイナンバーを出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものと解されます。扶養控除等申告書は、７年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
どこまでが問題なく、どこからが問題になるか、把握をするようにしましょう。
また、保管と廃棄のルールも要確認です。
また、保管と廃棄のルールも要確認です。
管理、保護の方法
①マイナンバーを保管するコンピューターを限定する。（流出防止）
②マイナンバーを保管するコンピューターのバックアップを行う（消失防止）
③そのコンピューターの暗号化や侵入防止措置を確立する（流出防止）
PCでの管理にはマニュアルが必要です。
予め定めて、担当者を設定するようにしましょう。
予め定めて、担当者を設定するようにしましょう。
取り扱いの誓約書を用意する
事業者は、特定個人情報を取り扱う事務取扱担当者に対して、人的安全管理措置として必要かつ適切な監督および教育を施すことになりますが、毎年、緊張感を持って任務に当たらせると共に、特定個人情報等の秘密保持に関する事項について情報漏えいがないように、在職中ならびに退職時において誓約書を締結することで注意喚起することが重要です。
担当者が責任をもって取り扱うことを前提として、社員全体にも取り扱いの誓約書を用意することが重要です。
この機会に、会社の個人情報の取り扱いを見直しましょう。
この機会に、会社の個人情報の取り扱いを見直しましょう。