マイナンバーは破棄する義務もある！

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。

今では業務上パソコンを使用するのは当たり前となりました。
そして、作成したデータや保存しておきたいデータは、CDやDVDといったメディアに焼いておいたり、今や大容量でも格安になったUSBメモリーに入れておいたりすることが一般的となりました。

それらのデータは、顧客のデータだったり、社外秘の特許情報などであったりするかも知れません。
しかもそれらの媒体は、熱に弱いプラスチックなどで作られているのが普通です。
それらの媒体が強盗や商売敵に盗まれるということはあってはなりませんが、火災に巻き込まれ溶けてデータを損失してしまうということになれば、会社としても死活問題です。

そのため、今や金庫は、現金などを入れるためのものだけではなく、重要なデータを保存したメディアを盗難や災害から守るという目的でも欠かせないものとなっているのです。

「これまでも会社が所有する不動産の権利証など、紙で重要書類を保管するケースはあったはず。マイナンバーは数が多いので大変ですが、あちこちに番号を記入せずにひとまとめのファイルにし、1か所の引き出しなり金庫なりに保管しておけば問題ありません。

パソコンで高額のセキュリティソフトを入れたり、外部サービスを利用したりしても、その網をかいくぐったサイバー攻撃でいつ情報が漏れないとも限りませんからね」

特定個人情報の廃棄
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。