退職者のマイナンバー、どう扱えばいいの？

従業員が退職した場合、《退職者源泉徴収票》の帳票にマイナンバーを適用します。

退職後に給与所得の源泉徴収票を作成する場合、番号確認と本人確認を電話やメールで行なうことがあります。場合によっては本人と連絡がとれないということもあるかもしれません。

退職する従業員については、退職所得の源泉徴収票を退職後１ヶ月以内に税務署に提出する必要があるので、平成２８年中に退職した場合にはその際に個人番号を収集する必要があります。

平成28年1月以降に退職者が出て退職所得がある場合は、退職所得の源泉徴収票を作成しますが、当該退職者の個人番号を記載した退職所得の源泉徴収票を作成、提出することになります。

「給与所得の源泉徴収票」にマイナンバーを記載するのは、2016年（平成28年）1月分以降に発行する「給与所得の源泉徴収票」からです。
退職した従業員にも「給与所得の源泉徴収票」を発行しますので、早ければ2016年（平成28年）1月にはマイナンバーを記載した「給与所得の源泉徴収票」を発行することになります。

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。
つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

退職した社員の特定個人情報を含んだ税務関係の書類があったとします。
もとより法令で税務書類は「7年間」の保管義務が定められているので、7年を経過するまでは問題ありません。
ただし、特定個人情報の保管は「必要がある場合のみ」と定められており、7年間を過ぎた時点で保管の必要がなくなります。
速やかに破棄しなければいけません。これまでは退職した後も保管していたなんてことがあったかもしれませんが、保管の仕方がちょっと変わってくるかもしれませんね。

退職者等のマイナンバー情報は、退職法定保管期限を過ぎたら速やかに削除・廃棄する必要があります。

従業員が退職するとき

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

マイナンバー情報の目的外の保管は禁じられていることから、退職者のマイナンバーについては、法定保管期限の経過後、速やかに廃棄・削除しなければなりません。

保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーは廃棄しましょう。
マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。
精細なシュレッダーにかけ、復元不可能な状態で廃棄しましょう。
退職後も法律で保存が義務付けされている書類は、法定期間(下記の表を参照）が過ぎてから廃棄します。

マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能です。
退職後も情報を保管・管理したい場合は、マイナンバーの部分だけを削除して下さい。

特定個人情報のうちマイナンバー部分を復元できない程度にマスキング又は削除すれば、個人情報保護法における個人情報となるため、同法２３条に従うことになります。