【企業のto do】マイナンバーを集める、金庫に保管する、破棄する

マイナンバーをどこにどのように保管するか。社員が所属する各課から総務課に送付する場合、各課では保管しないで総務課に集約するのか否かをまず考える。必ずしも各課で保管してはいけないというものではないし、1カ所に集約しなければならないというものでもない。ただし、従業員や外部者による不正利用、不正持ち出し、不正複製、紛失、漏えい等を防ぐため、安全な保管方法とする必要がある。

マイナンバーは、適切な廃棄も大変重要なポイントとなる。これまでは、一度保有した個人情報は、利用の必要がなくなっても継続的に保管するなど、個人情報の速やかな廃棄はあまり行われてこなかったかもしれない。これに対し、マイナンバーは必要がなくなったら、速やかに廃棄する必要がある。

政府は「個人番号が記載された書類は鍵のかかった引き出しに入れて管理しておけばよい。特別なことをする必要はない」と強調しているが、「どこまでセキュリティー対策を講じればよいのか分からず、中小企業は右往左往している」（経営コンサルタント）のが現状だ。

金庫の取り扱い業者によると、売れ筋はダイヤル式ではなく、静脈などを活用した生体認証付き金庫で、メーカー側も生産が追いつかず数カ月待ちの製品もあるという。

そもそも金庫は、文字通り「金目の物」を入れておくものです。
簡単に盗まれないよう、お馴染みのダイヤルや鍵が付いていて、番号を知っていたり鍵を持っていたりしなければ簡単には開けられないのが金庫になります。

業務用の商品ということになれば、大口や法人割引が可能なショップもあります。設置台数が多ければ多いほど値引きに対応してくれる可能性もありますから、メールなどで問い合わせをしてみると良いでしょう。場合によっては設置費用などで割引が受けられる可能性もあります。この場合は、サイトに掲載されている価格は参考程度にとどめ、ショップ側と交渉を進めてみると良いでしょう。

廃棄方法は、マイナンバーを安全・確実に廃棄できる方法を選択する。書類であれば、個人情報を読み取れないようなレベルの裁断（シュレッダーの利用）、機器や電子媒体であれば、専用のデータ削除ソフトウエアを利用したり、物理的に破壊したりするなどの方法が考えられる。