【マイナンバー制度】こういう時どうすればいい？

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。
【国税庁】
https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/mynumberinfo/jyoho.htm
【厚労省】
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000063273.html

入社時に、扶養控除申告書などのマイナンバーが記載された書類を収集します。
取得の際には、利用目的はきちんと通知又は公表して下さい。又、本人確認も厳格に行って下さい。
その際に、提出先を示す必要はありません。利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されているからです。
例えば、源泉徴収票でしたら、税務署に提出と理解されます。

退職した従業員の情報は、不要になり次第速やかに削除しなければなりません。実務上、退職後もしばらくはマイナンバーが必要になる場面もあるかもしれませんが、最長でも7年後までの廃棄が法律で定められています。

委託、合併に伴う提供

番号利用法第19条第５号
　特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するとき。

①　特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由（市町村合併や機関の統廃合等）による事務の承継が行われたときは、特定個人情報を提供することが認められている。

②　事業者が、源泉徴収票作成事務を含む給与事務を子会社に委託する場合、その子会社に対し、従業員等の個人番号を含む給与情報を提供することができる。

③　X社がY社を吸収合併した場合、吸収されるY社は、その従業員等の個人番号を含む給与情報等を存続するX社に提供することができる。

④　金融機関Xが金融機関Yを吸収合併した場合、吸収されるYは、支払調書作成事務等に必要な顧客の個人番号を存続するXに提供することができる。

吸収合併などの組織再編があったとしても法人番号は変更せずに、履歴として公表されます。

解散・合併により情報が更新された場合にも、国税庁から更新情報が提供されます。企業はそれらの情報を活用して取引先等の企業情報を更新するのに活用できるようになります。