【中小企業】従業員の家族のマイナンバーを収集するときに気をつけるべきこととは？

マイナンバー制度がスタートすると、民間企業も多くの個人情報を取り扱わなければいけなくなります。マイナンバーの目的は、一意の番号で個人を管理することで、社会保障や税金関連の手続きを簡略化しスムーズにすることだからです。

ただし、取り扱うのは、従業員のマイナンバーだけではありません。社会保険料や納税額は、本人の所得だけで決定するものではないからです。そう、こういった手続きを滞りなく進めるためには、扶養家族の有無や人数が関係してきます。

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

一方で、扶養扱いでない家族の情報までを企業が取得していい理由はありません。

会社は、税や社会保障関係の事務を行うために、本人等からマイナンバーの提供を受けることになりますが、その際に、会社は必ず本人確認をしなければなりません。いわゆる「成りすまし」を防ぐためにも厳格な本人確認が求められます。

本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

番号確認と身元確認のための確認書類については、番号法施行規則等により定められています。顔写真入りの「個人番号カード」であれば、個人番号カード1枚で番号確認と身元確認の両方を確認できます。紙製の「通知カード」や「マイナンバー付きの住民票」により番号確認する場合は、「運転免許証」や「パスポート」等による身元確認でワンセットの本人確認となります。

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。
会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

これに対し、「国民年金第3号被保険者関係届」については、会社への提出義務者は扶養親族であることから、会社が扶養親族の本人確認をする必要があります。しかしながら、会社が扶養親族に直接本人確認するのは大変ですので、実務上は、扶養親族の代理人として従業員がマイナンバーを会社に提出する方法があります。この方法の場合、会社は「代理権確認」「代理人の身元確認」「本人の番号確認」の3つの確認が必要になります。

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の３つを確認する必要があります。

代理人が本当に本人から代理を任されているか、もしくは法律上当然に代理人としての地位がある者（法定代理人）かを確認するための作業になります。

・法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類
・任意代理人の場合は、委任状

のいずれかになります。なお、子どもが満20歳まで達していない場合、親は法定代理人として、子どもの法律行為を代理することができます。

代理人が代理人本人であるかを確認します。

・代理人の個人番号カード、運転免許証、旅券等の顔写真付き身分証明書
・公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書等2つ以上

のいずれかになります。

家族の番号を確認するための作業になります。

・本人の個人番号カード又はその写し
・本人の通知カード又はその写し
・本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書又はその写し

のいずれかになります。この場合の本人とは、配偶者等のことです。ですので、配偶者から上のいずれかをもらうようにしてください。写しで構いませんので、個人番号カードのコピーでも大丈夫です。