マイナンバーを利用した事務は社会保険関係や税関係などに限られ、そしてそのような事務を外部の専門家へ依頼しているケースは珍しくありません。しかし、法による規制を受けることを意識し、外部委託する際は慎重に対処する必要があります。
外部委託の注意点。
なので、設備・技術・教育など、安全管理措置の内容、
取り扱い状況把握などを確認しておきましょう。
委託先の監督内容をまとめることも大事です。
マイナンバー関係事務を委託する場合には、
委託者は、委託先において特定個人情報の安全管理が図られるように、
その委託先に対して「必要かつ適切な監督」を行わなければなりません。なお、「必要かつ適切な監督」は専門家だけでなく、
親会社が子会社に外部委託する場合など、
マイナンバー関係事務を委託する場合、全てに関わってくるものと考えてください。ガイドラインでは、下記8つの規定を盛り込むことが望ましいとされている。
・秘密保持義務
・事務所内からの特定個人情報の持出しの禁止
・特定個人情報の目的外利用の禁止
・再委託における条件
・漏えい事案などが発生した場合の委託先の責任
・委託契約終了後の特定個人情報の返却または廃棄
・従業員に対する監督・教育
・契約内容の遵守状況について報告を求める規程
大手企業、収集・管理を外部委託へ
専門分野に特化した会社に委託する方が、
コストやセキュリティ面でも安心できるでしょう。
このような専門分野の会社をリサーチし、
自社に見合った委託先を検討することも考えておきましょう。
三井化学はマイナンバー制度対応にあたり、
「法が求める安全管理措置を適切に講じることを前提に、
事務コストの増加を最小化する」ことを基本方針とし、
マイナンバー制度対応を模索。
ペイロールに、2016年1月に実施予定の約2万件のマイナンバー収集と、
その後に発生するマイナンバー収集・保管・廃棄に至る運用管理を委託した。
保管期間と廃棄について、
自社管理が難しくなってきます。
さらに、適切・安全な管理が求められるので
アウトソーシングなど外部に委託する方がよいでしょう。
マイナンバーは関係法令の規定により保管することが求められています。
・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年マイナンバーは、期間を過ぎた資料・データを廃棄しなければなりません。
廃棄方法、
ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められる。
開始目前でも中小企業「準備完了」は7％弱
ほとんどの中小企業が対応に遅れ取り残されており、
この現状で準備・対策するのは難しいでしょう。
外部に委託する際には、
委託先の選考時間もしっかりとって選ぶようにしましょう。
中小企業に限るとマイナンバーへの準備が、
「おおむね完了した」という企業は、2015年9月30日～10月1日の時点でも
わずか6.6％にとどまることが、日本経済新聞社の調査で明らかになりました。
「着手できていない」が26.6％、
「対応の必要があるかどうか分からない」も24.0％に上り、制度への準備が遅れている理由については、
「制度の理解が進んでいない」（48.2％）が最も多く、
「何から着手すべきか分からない」（42.3％）が続いています。急ごしらえの体制やシステムではかえって危険かもしれません。
自社のみですべて対応するより、実務の部分は、
マイナンバー対応のコンサルテーションサービスや
アウトソーシングサービスを利用するなど、
外部パートナーとの連携も視野に入れつつ準備を進めるべきではないでしょうか。
源泉徴収票や支払通知書への記載が不要に
その分、安全面の強化が期待されるかもしれません。
これから先、まだまだやるべきことは増えてきます、
給与まいポータル・銀行口座とも紐づけられる可能性もありますので、
早期の対応と対策を期待します。
国税庁はマイナンバー制度が施行された
2015年10月5日の3日前の10月2日に、
所得税法施行規則などの改正を公表。マイナンバーの取り扱いが始まる2016年1月以降も、
給与などの支払いを受ける人間に交付する
源泉徴収票にマイナンバーを記載しないことにした。これにより、企業の安全管理措置のための負担が大幅に減る。
マイナンバーを扱う部署・部門や社外の個人への支払い調書を出す部署に
ほぼ限定できるようになるので、収集や管理などの外部委託も容易になる。
マイナンバー ひな形・様式集 | マイナンバー対策準備室
