マイナンバー制度における「収集・保管制限」について。

【収集・保管制限】
○番号法で限定的に明記された場合(注)を除き、特定個人情報を保管してはなりません。

《保管制限》
○特定個人情報は、番号法で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り保管し続けることができます。
○個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。
○個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。

[継続的に保管できる場合の事例]
*雇用契約等の継続的な契約関係にある場合には、従業員等から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。

従業員等が休職している場合には、復職が未定であっても雇用契約が継続していることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。

*土地の賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合も同様に、支払調書の作成事務のために継続的に個人番号を利用する必要が認められること から、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。

番号法では、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務等のいずれかに該当する場合を除いて、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならないとされています。

法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できません。
他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たります。

税関係源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書 など
雇用保険関係雇用保険被保険者資格取得（喪失）届 など
健康保険・厚生年金関係健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得（喪失）届 など

法定保存期限を過ぎてマイナンバー記載書類を保管してもよいですか？

法定保存期限を過ぎると、マイナンバー記載書類は廃棄する必要があります。

マイナンバー制度に企業対応する際のポイントの一つに、「入り口（取得）」と「出口（廃棄）」があります。

下記の保存期間を自社で明確に管理し、廃棄フローを作りましょう。

書類名称保存期間
雇用契約書、内定通知書、解雇通知書、退職願３年
賃金台帳３年
扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿７年
社会保険資格取得、喪失確認通知書、標準報酬決定通知書２年
雇用保険資格取得、喪失確認通知書４年