マイナンバー制度に反対意見を持っている人や疑念、不安を抱いているサラリーマンは多いと思います。会社に提出した後のマイナンバーは果たしてどのように利用されているのか良くご存じでない人は多いと思います。またマイナンバーの担当者もどのように社員に説明をしたらわからない人も多いはず。今回は会社でのマイナンバーの利用についてご説明させて頂きます。
マイナンバーを記入することになる書類は何でしょう？？
法令または条例の規定により、他人の個人番号を記載した書面の提出を行うものとされた者は、個人番号を利用できる
法令、条例で定められた書類になります。会社では主に税分野の法定調書と申告書、社会保障分野での書類にあたります。
税分野の法定調書と申告書とは？
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税の分野では具体的に給与所得の源泉徴収票、報酬・料金・契約金および賞金の支払調書等です。
社会保障の分野では非常に多くの書類にマイナンバーが記載されます。健康保険被保険者資格取得届、健康保険被保険者報酬月額算定基礎届等です。
マイナンバーは収集・保管するだけでも違法です
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マイナンバーを含む情報の収集は禁止です。マイナンバー法第２０条は第１９条で定められている場合を除いて、マイナンバーを含む個人情報の収集と保管を禁止しています。利用しなくても法令で定められたケース以外でマイナンバーを保管しているだけでも違法です。
但し、本人と家族（同一世帯に属する）の情報については除外されている
例えば家族のマイナンバーを手帳やノートに書いて記録したり、自分のパソコンに保管したりしておくことは違法にはあたらないと思われます。収集・保管することでは罰則までは設けられていません。
自分の知らない間に会社以外の組織にマイナンバーの情報は提供されています
マイナンバー法では特定個人情報の照会や回答をするのに事前の本人の同意は必要ありません。つまり本人の同意なしに行政機関間での情報交換が随時可能になるという事です。これはマイナンバーのメリットの１つである権利があるにも関わらず、給付を受けられない人を減らすためや不正受給の防止のためです。
退職した場合マイナンバーはどうなるのでしょう？
マイナンバーは法令、条例に規定されている書類を提出する際に必要な番号になりますので会社が社会保険、雇用保険の手続きがいらなくなる退職者の番号は速やかに破棄する必要があります。しかし税務や労務の法令上、書類の保管期限は７年間となっているため最長で７年間、会社は退職者のマイナンバーを保管できるという事です。
会社全体で安全対策を行うことが必要です
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社内システムをマイナンバー対応型に改修やバージョンアップする必要があります。そこで忘れてはならないのがマイナンバーの取扱いはマイナンバー法により厳しく制限されているという事です。マイナンバーは一生涯使う番号です。情報漏えいによる被害は計り知れません。しっかりと自分で監視する必要があります。アクセス権の範囲など疑問に思う点などがあれば遠慮なく会社の担当者に問い合わせることも必要です。