勤務先から「マイナンバーを提出してほしい」等と言われませんでしたか？企業は何故、従業員のマイナンバーを知らなければいけないのか？企業はどのようにマイナンバーを取り扱えばいいのか？企業が知るべきマイナンバーの基礎の基礎、まとめてみました。
そもそもマイナンバーとは何か
日本において「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、個人の識別番号として各市町村または特別区からその住民に指定される12桁の番号である。
従業員のマイナンバーを管理する訳
民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。
証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。
主に税金、年金、保険関係の手続きでマイナンバーが必要となってきます。
そのため、企業は従業員とその扶養家族のマイナンバーを取り扱わなければなりません。
そのため、企業は従業員とその扶養家族のマイナンバーを取り扱わなければなりません。
取り扱い注意のマイナンバー
重要な個人情報であるマイナンバー。
当然ですが、管理する企業側も十分な情報漏えい対策が必要です。
そこで注意するべきポイントを簡潔にまとめてみました。
当然ですが、管理する企業側も十分な情報漏えい対策が必要です。
そこで注意するべきポイントを簡潔にまとめてみました。
利用目的を通知し、決められた目的以外で使用しない事
マイナンバーは「特定個人情報」とされ、法律で厳格な保護措置が定められています。
企業によるマイナンバーの利用は法律で決められた目的でしか使用できません。
所得の前に、従業員に対して利用目的を通知する必要があります。
例：健康保険・厚生年金に関連する手続きの為、等。
マイナンバーは「特定個人情報」とされ、法律で厳格な保護措置が定められています。
企業によるマイナンバーの利用は法律で決められた目的でしか使用できません。
所得の前に、従業員に対して利用目的を通知する必要があります。
例：健康保険・厚生年金に関連する手続きの為、等。
必要以上の保持をしない
法律で決められた保管義務期間を除き、マイナンバーの保持は認められていません。
保持の必要が無くなった場合、速やかにマイナンバーを破棄・削除する必要があります。
例：従業員の退職で税金・保険など手続きの必要が無くなった場合など。
情報管理を徹底する
マイナンバー法により、マイナンバーを扱う事業主に対して厳格な保護措置が求められています。
今まで行っていた情報管理が適正かどうか、再検討しましょう。
マイナンバーを取り扱える社員を限定する・情報を入力するパソコンはロックをかける等、企業の規模に合わせて取り組んでいきましょう。
また、情報漏えい対策を個人で行うことも効果的です。
例えば
・持ち歩かない。紛失させない。
カードの紛失・盗難にあった場合、悪用される可能性があります。なので、カードを持ち歩かず鍵の掛かる場所に保管する。
・むやみに番号を教えない。
市役所などで提示を求められたとき以外は、誰にも教えないようにしましょう。思わぬところからマイナンバーが漏洩する可能性があります。
・むやみに使わない。
マイナンバーカードは身分証明証として利用可能とされています。ですが、ここであえて運転免許証などで代用することでマイナンバー漏洩のリスクを下げることができます。
例えば
・持ち歩かない。紛失させない。
カードの紛失・盗難にあった場合、悪用される可能性があります。なので、カードを持ち歩かず鍵の掛かる場所に保管する。
・むやみに番号を教えない。
市役所などで提示を求められたとき以外は、誰にも教えないようにしましょう。思わぬところからマイナンバーが漏洩する可能性があります。
・むやみに使わない。
マイナンバーカードは身分証明証として利用可能とされています。ですが、ここであえて運転免許証などで代用することでマイナンバー漏洩のリスクを下げることができます。
参考：中小企業のみなさんへ（入門編） 内閣府
マイナンバー制度及びその対策として、こちらを合わせてお読みください。
参考：マイナンバーの罰則の一覧。個人や企業が対策すべき事は？
マイナンバーの罰則の一覧を確認。 マイナンバー制度開始は刻一刻と近づいていますね。 いまだに認知度が高いとはいえない状況ですが、実はこのマイナンバー。罰則が非常に厳しく懲役罰を含むほど厳しいのです。 知らなかった、分から・・・
もし従業員からマイナンバーの提供を拒否されたら…？
従業員からマイナンバーの提出を拒否された場合は「法令で定められた義務」であることを告知し、提供を求めます。
それでも拒否された場合には、書類の提出先機関の指示に従うことになります（具体的には、どのように従業員にマイナンバーの提示の説明をしたかの報告書をあげるようになる予定です）
それでも拒否された場合には、書類の提出先機関の指示に従うことになります（具体的には、どのように従業員にマイナンバーの提示の説明をしたかの報告書をあげるようになる予定です）
ただマイナンバーは、番号を知っているだけでは詳しい個人情報はわからないことになっています。
2017 年1月からはインターネットで閲覧（マイナポータル）が始まりますが、マイナポータルを利用する際は、個人番号カード（2015年10月に届く通知カード とは別物です）に格納された電子情報とパスワードを組み合わせて確認する公的個人認証を採用し、マイナンバーを使用しない仕組みが考えられているようです。
ですから、マイナンバーを知っているだけで全ての情報が知られてしまうわけではなく、その点を従業員に説明すると良いでしょう。
マイナンバーから個人情報を所得するには本人確認が必要となり、マイナンバーだけで全ての個人情報がわかるわけではありません。
どうしても漏洩が心配だという声があるのであれば、社内セミナー等で制度についてしっかりと説明をし、理解していただきましょう。
個人でできる自衛策もしっかり身につけてもらいましょう。
どうしても漏洩が心配だという声があるのであれば、社内セミナー等で制度についてしっかりと説明をし、理解していただきましょう。
個人でできる自衛策もしっかり身につけてもらいましょう。
マイナンバーが漏洩すると個人情報は全てバレてしまうのでは？
上記でも説明しましたが、マイナンバー一つで全ての個人情報がわかるわけではありません。
これまでと同じように、税金関係の情報は税務署、年金の情報は年金事務所、のように分散して管理をされています。
また、マイナンバーで何らかの手続きを行う場合には必ず写真付きの身分証明証（運転免許証など）での本人確認が法律で義務付けられています。
万が一マイナンバーが漏洩しても、悪用等の危険性があれば変更の請求をすることが可能です。
これまでと同じように、税金関係の情報は税務署、年金の情報は年金事務所、のように分散して管理をされています。
また、マイナンバーで何らかの手続きを行う場合には必ず写真付きの身分証明証（運転免許証など）での本人確認が法律で義務付けられています。
万が一マイナンバーが漏洩しても、悪用等の危険性があれば変更の請求をすることが可能です。
マイナンバー法の罰則はどうなってるの？
マイナンバー法では、個人情報保護法より罰則が強化されています。
ここで、事業者に関わる主な罰則規定をまとめてみました。
ここで、事業者に関わる主な罰則規定をまとめてみました。
1. 正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合
4年以下の懲役か200万円以下の罰金又はこれらの併科2. 不正利益目的で個人番号を提供・盗用・漏えいした場合
3年以下の懲役か150万円以下の罰金又はこれらの併科3. 人をあざむく、暴行、施設への侵入など不正行為で個人番号を取得した場合
3年以下の懲役又は150万円以下の罰金4. 偽りなどの不正手段により個人番号カードを取得した場合
6ヶ月以下の懲役又は50万円以下の罰金
当然ですが、違反者には厳しい罰則が課せられます。
これらの罰則は個人だけでなく、国、地方公共団体、会社や個人事業主などマイナンバーを扱う機関に適用されます。
これらの罰則は個人だけでなく、国、地方公共団体、会社や個人事業主などマイナンバーを扱う機関に適用されます。
いかがでしょうか？
あくまで基本しか解説しておりませんので、疑問点はマイナンバー専用のフリーダイヤルでお問い合わせしていただくことをお勧めします。
また、社労士・弁護士など専門家の意見を参考にするのも良いかもしれません。
従業員全員がマイナンバーの仕組み・罰則についてしっかりと理解したうえで制度開始に備えてください。
あくまで基本しか解説しておりませんので、疑問点はマイナンバー専用のフリーダイヤルでお問い合わせしていただくことをお勧めします。
また、社労士・弁護士など専門家の意見を参考にするのも良いかもしれません。
従業員全員がマイナンバーの仕組み・罰則についてしっかりと理解したうえで制度開始に備えてください。
番号の漏洩で不正使用される危険性がある場合などを除き、原則番号の変更はできません。