中小企業主が知っておくべきマイナンバーについてのあれこれ

マイナンバーはすべての中小企業に関係します。
今度どのような準備を行い、どのようにかかわっていけばよいのか、知っておく必要があるでしょう。

マイナンバー制度は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年５月31日公布）により成立しました。
行政手続においてマイナンバー、すなわち個人を識別するための番号を利用することになります。

2015年10月から、住民票を有する国民一人ひとりに12桁のマイナンバーが通知されます。
通知は市区町村から、原則として住民票に登録されている住所あてに記載された「通知カード」が送られます。

対象者はパートやアルバイトを含む全従業員であり、その対応は企業が避けて通れない仕組みになっています。
制度導入当初に混乱を招かないためにも、今から対策を考えなければなりません。
またその対策は、企業ごとに異なります。

マイナンバー制度では、「特定個人情報」を保護するために、厳格な安全管理体制が求められます。
情報漏洩等には、当事者のみならず、企業にも厳しい罰則が課される可能性があります。

個人情報の漏えいを防ぐには、どのような対策が有効だろうか。まずは、内閣府 特定個人情報保護委員会（PPC）が提供するガイドラインに沿ってマイナンバーの受け入れを準備するところからのスタートも一案。PPCでは、「中小企業向け　はじめてのマイナンバーガイドライン」「小規模事業者必見！　マイナンバーガイドラインのかんどころ」「社長必見！！ ここがポイント マイナンバーガイドライン」など、分かりやすく解説した資料を配布している。こうした情報は参考になるはずだ。

企業では、従業員（アルバイトやパートを含む）の源泉徴収や社会保険などの行政手続き時にマイナンバーと法人番号を記載する必要があります。
また証券会社や保険会社の支払調書にもマイナンバーが必要なほか、外部の個人事業者に講師や原稿などの報酬を支払う際には先方のマイナンバーをご提出いただき、支払調書に記載する必要があります。
給与や人事労務管理システムを導入されているお客さまは、システムのバージョンアップや入れ替えが必要となります。

企業は、従業員の個人番号を取得し、社会保険関係の届出や税務署への提出書類に従業員の個人番号を記載することとなります。

企業は、個人番号関係事務の実施者となりますので①個人番号の取得・本人確認、②利用・安全管理、③提供の各段階に応じて注意すべき事項があります。

まず企業が従業員の個人番号を取得する時ですが、個人番号が記載されている通知カード又は、平成２８年１月以降に希望者へ交付される個人番号カードが、本人のもので間違いがないか運転免許証や住民票などで行います。

但し、従業員に扶養家族がいる場合、その扶養家族については扶養者である従業員に本人確認義務がありますので、企業は従業員の扶養家族の個人番号まで確認を行う必要はありません。

個人番号は、原則として番号法で定められている利用範囲を超えて利用することはできませんので、個人番号を含む特定の個人情報をむやみに利用・提供することはできません。

安全管理面では、特定個人情報保護委員会のガイドラインに情報管理方法が示されています。また、この個人番号を社員番号として使用するはできませんので注意してください。
　
さらに、企業は税務事務や社会保険関連事務の一部又は全部を税理士や社会保険労務士へ委託することがあります。委託を受けた者は委託をした者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。