【金庫に注目！】納品４ヵ月待ち！？中小企業の金庫事情いろいろ

社会保険労務士の著者は、最近あるモノを発注した。それは「金庫」である。背丈ほどの金庫を2台注文した。顔認証で解錠できる最新型である。費用は300万円だ。ところが、発注する際に、メーカーから言われた。

「あのー、申し上げにくいことですが、納品まで4カ月かかります」

著者は、思わず「エッ」と、声をあげてしまった。それでは間に合わないからである。

マイナンバーはこの10月から国民へのカード送付が始まり、来年1月から制度が本格的にスタートする。それに備えて保管する金庫が必要になった。

企業によっては、従業員全員のマイナンバーを紙に書き写し、鍵のついた机の引き出しや金庫にしまう方法をとる予定のところも多い。事実、ホームセンターでは金庫の売れ行きが好調だという。

保管期間中の書類のセキュリティ管理も重要です。マイナンバーの情報は、漏えいすることがないよう、以下のような措置を取る必要があります。

● 組織的安全管理措置……マイナンバーのセキュリティ管理体制を整える
● 人的安全管理措置……マイナンバー担当者の監督、教育をする
● 物理的安全管理措置……安全な場所に保管し、盗難を防止する
● 技術的安全管理措置……インターネット経由での情報漏えいを防ぐ

上記の中でも、特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。

1つ目は、紙の状態のままで金庫の中で保管する方法である。原始的だが、データに比べれば安全性が高い。

2つ目は、いわゆるクラウドである。コンピューター会社が用意するクラウドの中でマイナンバーを保管するという仕組みである。情報セキュリティーを徹底したクラウドの中で保管してもらった方が安全だからという判断である。

ちなみに、クラウドの利用料は従業員1人あたり年間1000円前後が多い。

ほとんどの人が金庫について正しい理解をしていませんので、解説をしておきます。まず、金庫には２種類あります。

耐火金庫と防盗金庫です。

一般的に、金庫というと耐火金庫のことを金庫と認識されている人がほとんどですが、耐火金庫は、実際のところ火事には強いんですが、盗難に対しては、それほど強くありません。慣れた泥棒、空き巣、窃盗団にかかあれば、数分で開けられてしまいます。

準備不足に頭を悩ませる中小企業経営者らをターゲットにした“便乗商法”が相次いでいる。

政府は「特別なことはすることない」と呼びかけているが、セキュリティー対策に疎い中小企業が、高額な金庫や監視カメラなどの売り込みに飛びついて“過剰”な対策を立てるケースが続出。

　「『個人番号の流出を防ぐには、生体認証の金庫にした方がよい』と業者に持ちかけられ、思わず飛びついてしまった」。都内にある従業員50人規模の製造業社長はこう言って天を仰ぐ。費用は100万円超に上ったという。

政府は「個人番号が記載された書類は鍵のかかった引き出しに入れて管理しておけばよい。特別なことをする必要はない」と強調しているが、「どこまでセキュリティー対策を講じればよいのか分からず、中小企業は右往左往している」（経営コンサルタント）のが現状。

「従業員100人以下の中小規模事業者」が「紙」で個人番号を集めた場合、個人番号を取り扱う「取扱区域」の物理的安全措置や「紙」の盗難などの防止などが必要になりますが、経理・人事・総務で1つの部屋で業務を行っているような場合は、その部屋全体が取扱区域に当たりますので、まずは、その部屋に鍵がかかることや、書類を鍵のかかるキャビネットで管理するなどの対応で大丈夫です。