従業員とその家族のマイナンバー収集・管理は中小企業でも逃れられない義務です。やったことのない作業をテキパキとこなすためには、マイナンバー管理に対応した製品を使いましょう。
中小企業でも徹底した管理が必要！情報漏洩には罰則も！
マイナンバー制度では、社員から番号を収集する際、本人確認と利用目的の明示が義務付けられている。それはパート、アルバイト、契約社員、期間工など非正規雇用の従業員でも同様だ。そのため、小売業、サービス業のように非正規雇用が多い業種は事務負担が大きく、管理も煩雑になる。
また、証券会社、保険会社などの金融機関は法定調書などで顧客のマイナンバーも扱うため、情報管理を徹底する必要がある。
マイナンバー制度では、個人情報の漏えいに対して厳しい罰則があるため、企業は厳格な管理体制を構築する必要がある。
それについては内閣府・特定個人情報保護委員会が「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を発行し、マイナンバーを取り扱うすべての企業が特定個人情報に対して「安全管理措置」を講じなければならないとしている。
同ガイドには、安全管理措置として「基本方針の策定」「取扱規定などの策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」が示されている。
まだ対策をしていない企業担当者は急ぎましょう。
従業員20名以下の小規模事業者目線で管理ツールをリスト化
来年1月から運用が開始されるマイナンバー制度については、特に中小・小規模事業者において対応の遅れが顕著になっており、適切なサポートや情報の提供が求められています。
これまで、当協会では、中小・小規模事業者のＩＴ経営支援を行うＩＴコーディネータ（経済産業省推進資格者）が、マイナンバー制度の導入・運用支援についても的確な対応を行えるよう、マイナンバー導入支援者育成研修を全国8都市で20回開催（約300名が受講）してまいりました。
今回の調査結果の発表は、当協会のマイナンバー支援活動の一環として、特に従業員20名以下の小規模事業者の視点から、マイナンバー制度の円滑な導入・運用を行う際に役立つ情報として、支援するＩＴコーディネータや中小・小規模事業者にとって参考になることを目的としたものです。
マイナンバー対応製品・サービス一覧表
ITコーディネータ協会が従業員20人以下の企業目線で使えそうな製品をまとめてくれています。
会計事務所の強い味方！A-SaaSの「マイナセキュリティ」
マイナセキュリティは会計事務所側では顧問先から預かるマイナンバーを閲覧や管理することなく、必要な場合のみ利用を可能にするサービスです。税理士の先生方の負担を大きく減らすことができ、クラウドで税務・会計・給与全てを提供しているA-SaaSでしか実現できない仕組みを構築しています。
A-SaaSを利用していない税理士の先生方にもご利用いただけます。
もう一つのサービスマイナドライブは有料ですが、マイナセキュリティは税理士と顧問先中小企業向けに無償で提供されています。中小企業の担当者は税理士の先生にシステム導入を相談してみましょう。
書類を保管するだけのアナログ派向け！ケイデン・セキュリティー機器販売株式会社
via www.nts.ne.jp
どこにでも簡単に設置でき、カギを持つ手間を一気に解消。便利な鍵の一時保管場所。
・雨風に曝されても大丈夫です。
・カギが必要な場所に取付け、使用後は簡単に取外せます。
・取付けは、頭のフックをどこかに引っ掛けロックするだけ。
要するに少し高性能な南京錠ですが、パソコンなど一切使わないというアナログな職場におすすめです。
GSSのマイナンバー管理ツール「USBマイ庫ちゃん」
ぐんぎんシステムサービス株式会社(代表取締役 田島篤・群馬銀行グループ)では、下記のとおり、セキュリティUSBメモリーを活用したマイナンバー管理システムを開発・販売することといたしました。
このシステムは、平成28年1月の「マイナンバー制度」本格施行に伴い、企業のご担当者が収集することになる従業員等のマイナンバーを管理するためのシステムです。セキュリティUSBメモリーによる安心金庫「ＵＳＢマイ庫ちゃん」として、取扱開始を予定しております。
(1)従業員や扶養親族、個人支払先のマイナンバーや法人番号を登録保管します。
(2)利用者認証やアクセス記録の保存、データ暗号化に対応しています。
(3)給与システム等と連携するため、マイナンバーをCSV形式で出力できます。
要するにUSBですが、暗号化やCSV形式での出力など地味に高性能です。