管理対策としてよくセキュリティシステムの構築などパソコン上での管理が主流となっていますが、マイナンバー制度は金庫での管理も可能です。
今年から始まったマイナンバー
マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。マイナンバー制度の導入のポイントは、次のとおりです。
国民の利便性の向上
これまで、市区町村役場、税務署、社会保険事務所など複数の機関を回って書類を入手し、提出するということがありました。マイナンバー制度の導入後は、社会保障・税関系の申請時に、課税証明書などの添付書類が削減されるなど、面倒な手続が簡単になります。また、本人や家族が受けられるサービスの情報のお知らせを受け取ることも可能になる予定です。
行政の効率化マイナンバー制度の導入後は、国や地方公共団体等での手続で、個人番号の提示、申請書への記載などが求められます。国や地方公共団体の間で情報連携が始まると、これまで相当な時間がかかっていた情報の照合、転記等に要する時間・労力が大幅に削減され、手続が正確でスムーズになります。
公平・公正な社会の実現国民の所得状況等が把握しやすくなり、税や社会保障の負担を不当に免れることや不正受給の防止、さらに本当に困っている方へのきめ細かな支援が可能になります。
マイナンバー対策の現状
マイナンバー制度への対応に向けた企業等の作業（準備作業を含む）は遅れている。対応作業の「実施状況」は、「実施している」（実施層）が16.8％、「実施していないが、予定はある」が21.2％で、これらを合計した「実施・実施予定層」は38.0％にとどまる。これに「実施していないが、対応を要する法制度であれば今後対応するはずだ」（20.4％）まで加えた「実施・実施予定・実施想定層」は58.4％となり、ようやく過半数になる。一方、「実施していないし、予定もない」が8.4％あるのは、マイナンバー制度の趣旨が十分には浸透していないことを示している。
なお、「実施状況が分からない層」を除外して構成比を見ると、「実施層」は25.2％、「実施・実施予定層」は56.9％、「実施・実施予定・実施想定層」は87.4％である。企業等での2016年1月のマイナンバーの運用開始までの残り期間が限られ、対応作業には一定の工数や費用を要することを考えれば、対応の遅れが懸念される。
金庫管理の長所は？
書類を預かる場合、通知カードのコピーを社内で保管することになりますので、書類の保管方法に安全管理対策を講じることになります。例えば、施錠できるキャビネットや金庫での保管があげられるでしょう。当然、誰でも触れることができる場所での保管は厳禁です。
金庫を買おう。ということでマイナンバー制度開始直前に日本年金機構によってExcelで管理する危険性について学ぶことが出来たわけですが、日本国内に存在する企業全てがマイナンバーを利活用しなくてはいけない状況は変わりません。
ここで白羽の矢が立ったのが、「金庫」です。
要はパソコンの中に保存しておくと外部からサイバー攻撃を受ける危険性があるので、もう紙で出力して金庫に入れてしまえ、という考え方です。
※蛇足ですが前述の2015年5月以降、猛烈に金庫が売れているみたいです。
どんなタイプがあるのか
・耐火金庫
日本で一番普及している金庫。 一般的にホームセンターなどで売られているのがこのタイプです。 火災から地震などの衝撃まであらゆるケースの火災を想定して作られています。・防盗金庫
盗難から収納物を守る為に作られた金庫。 扉の厚みや構造、鍵の丈夫さなど耐火金庫とは全く異なる構造となっています。 扉を支える蝶番が頑丈、扉を固定するかんぬきが太く本数も多い、などかなり耐火金庫と違いがあります。・メディア用耐火金庫
磁気メディアは６０℃前後でデータが破壊されはじめます。 火災の際に庫内温度５２℃以下、湿度８０％以下に抑えて記録メディアを守る金庫です。
マイナンバー管理におすすめな鍵の種類
●テンキータイプ
電子ロックの暗証番号をボタン入力するタイプ。
自由に暗証番号を自由に設定・変更できます。ボタンをプッシュするだけで解錠できるので、ダイヤルタイプの様な煩わしさがありません。一方、電ロックは電池で動作しているため、電池がなくなれば解錠することはできません。ただ、施錠状態で電池交換は出来ますし、電池が切れても暗証番号は記憶されているのでそう言った不安はありません。●指紋認証タイプ
指紋認証などの体の一部を利用し認証に利用する事を生体認証と呼び、最新の認証システムです。
一番の長所は何と言っても指を機会にスライドさせるだけで解錠できる手軽さと登録された指紋以外では解錠出来ないセキュリティーの高さです。さらに指紋は複数登録出来るため、家族の指紋を登録でき、暗証番号を忘れて解錠出来なくなることもありません。また、怪我などで登録した指が使えない場合、別の指を予め登録しておけば安心です。デメリットはテンキーと同じように電池切れ。さらに指紋は年月とともに若干変化していくため、認証されにくくなることがあります。
●マルチロックタイプ
指紋認証ロック、テンキー、ICタグ、シリンダー錠などの施錠システムを複数照合して開閉するタイプや、用途に合わせてロックシステムを選べるタイプをマルチロックシステムと言います。
必ずしも指紋認証＋テンキーを組み合わせた様な2重ロックを指すものでない事に注意する必要があります。
ただし、大抵の場合シリンダー錠が装備されているためシリンダー錠＋テンキーなどの2重ロックとなっている場合がほとんどです。