マイナンバーとアルバイト管理について

「うちはアルバイトだけしか雇っていないからマイナンバーへの対応は必要ないよね？！」と考えられている民間事業者の方はいらっしゃいませんか？アルバイトのみを雇用している民間事業者であってもマイナンバーの対応は必要になります。

民間事業者では、マイナンバー制度導入にあたり、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、税や社会保険に関する手続き書類に記載して行政機関に提出することが求められます。ここで言う従業員には、正社員のみならず、パートやアルバイトの方も含まれることに注意が必要です。

民間事業者も平成28年1月から税と社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになります。概要は次のとおりです。
1.手続きとしては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と書類への記載、関係機関への提出が必要です。
2.個人事業主であっても、従業員（パート・アルバイトを含む）を雇用していれば、マイナンバーの取得・保管等が必要になります。
3.税の手続では謝金の源泉徴収票などの調書の提出のため、従業員以外の外部の方のマイナンバーも取り扱う場合があります。
4.提出先は税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合、ハローワークです。

まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。

アルバイト社員が入社する際に、マイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書など）を取得します。マイナンバーを取得する際には、例えば「源泉徴収票作成事務」に利用するなど、利用目的を入社するアルバイト社員にきちんとお知らせするとともに、本人確認をすることが求められます。
また、取得したマイナンバーが記載されている書類は、鍵のかかる金庫や最新のウィルス対策ソフトをインストールしたパソコンやクラウド上など、安全な場所に保管します。

マイナンバーを従業員から取得する際は、
利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

マイナンバーが記載された書類は、
カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、
セキュリティ対策を行いましょう。
退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、
確実に廃棄しましょう。
従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

マイナンバーの取得は法律で定められた税と社会保険の手続に使用する場合のみ可能です。

個人番号を取得するときは、個人情報保護法第18条に基づき、利用目的を本人に通知または公表する必要があります。また、本人から直接書面に記載された個人番号を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する必要があります。

番号のみでの本人確認では、なりすましのおそれもあることから、日本の制度では、番号のみでの本人確認は認められません。必ず、番号が正しいことの確認に加え、番号の正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要です。
また、代理人による手続の場合、（1）法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状による「代理権の確認」、（2）「代理人の身元確認」、（3）「本人の番号確認」を行う必要があります。

•個人番号カードの場合
１枚でマイナンバーの確認と身元確認が可能です。
•個人番号カードを取得していない場合
通知カード+免許証ｏｒパスポート等で確認を行います。
•通知カードを紛失している場合
住民票（マイナンバー付）+免許証ｏｒパスポート等で確認を行います。

使用人等に対する監督責任を怠った法人等にかんする罰則
・法人の代表者、管理者、代理人、使用人等が違反行為をしたときは、その行為者とともに、その法人又は事業主に対しても、罰金刑が科されます。

年末調整時に提出する「扶養控除等（異動）申告書」は仕事を辞めた次の年の１月１０日～７年間は会社に保存することが義務づけられています。

•退職日から4年間
雇用保険資格取得確認通知書
雇用保険被保険者離職証明書
•退職日から3年間
労災保険に関する書類
•退職日等から2年間
健康保険・厚生年金保険　資格取得確認通知書
健康保険・厚生年金保険　資格喪失確認通知書

マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能です。
退職後も情報を保管・管理したい場合は、マイナンバーの部分だけを削除して下さい。