コストと安全性から考えるマイナンバーの保管場所候補

事業者には個人情報等の適切な取扱いのために、物理的な安全管理措置を講ずる義務があります。そこで、マイナンバーの保管場所として考えられる物を紹介します。

機器及び電子媒体等の盗難等の防止を講じなければなりません

 (39563)
管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずる。
「中小規模事業者向け はじめてのマイナンバーガイドライン」に明記されています。
 (39565)
事業者の規模及び特定個人情報等を取り扱う事務の特性等によりますが、例えば、書類等を盗まれないように書庫等のカギを閉める等が考えられます。
盗難防止のため、カギ付きの保管場所を用意する必要があります。

金庫

 (38252)

安全な保管場所としてもっとも確実なのが金庫でしょう。
メリット:持ち運び難く、解錠も難しいので盗難の可能性が低い。

デメリット:解錠方法が複雑で、解錠方法を紛失するとマイナンバーが利用できなくなる。高価なものが多い。

安全性は高いですが、カギや暗証番号などの管理体制をしっかりしておく必要があります。

カギ付きキャビネット

Amazon | ナカバヤシ アバンテV2 セキュリティフロアケース B4 深9段 BF-SM9N | 書類チェスト・フロアケース (38255)
メリット:持ち運び難く、盗難の可能性が低い。比較的安価に手配可能。
デメリット:常時施錠しておく必要がある。鍵を紛失すると解錠が難しい。
金庫ほど頑丈ではありませんが、一定の安全性は確保できます。鍵の紛失には要注意。

カギ付きレターケース

Amazon | コクヨ 錠付き レターケース 5段 LC-K5M | 文具ケース・文具ホルダー (38259)
鍵付き(1段に2本づつ)で、ある程度の保護ができると思います。
ただし、書類は隙間から取り出される可能性があります。重要書類はやはり金庫にしまうべきでしょう。
まったく鍵のついていないケースにいれるよりはマシですが、やや安全性に難があると言えます。やはり金庫やカギ付きキャビネットのように密閉度も必要ですね。

文書保管箱

Amazon | フェローズ バンカーズボックス 703ボックス A4ファイル用 黒 3枚パック 対荷重30kg | 書類保存箱 (38262)
ガイドラインでは、個人番号が記載された書類や電磁的記録について、「保存期間経過後における廃棄・削除を前提とした保管体制を取ることが望ましい」とアドバイスしています。
保管するマイナンバー関連の書類が大量にある会社の場合、年度ごとにこのような文書保管箱に分けて保管しておくと、後々の廃棄処理もスムーズに行なえます。ただし、これだけではセキュリティ上問題がありますので、入退室管理の厳重な部屋か金庫に保管する必要があります。

カギ付きアタッシュケース

Amazon.co.jp: アイリスオーヤマ アルミケース AE-1: DIY・工具 (38268)
メリット:置き場所を定期的に変えることで盗難にあう確率を抑えられる。
デメリット:盗難される場合がある。暗証番号を忘れると開けられない。
持ち運びが簡単なことはメリットでもあり、デメリットでもありますね

あなたにオススメのコンテンツ



シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする