【しっかり監督する必要あり！】マイナンバーの廃棄・処分を外部に委託する場合の注意点

マイナンバー制度は日本の市区町村にに住民票がある人全てに12桁の番号を割り振り様々な目的の利用がされる制度です。

2015年現在、マイナンバー制度では以下の事柄についてマイナンバーを利用、管理運営する予定となっています。それは

○税
○社会保障
○災害対策

に関しての管理運用がされるとのこと。

税に関しては税逃れなどができないようにするための施策が行われます。いますぐではないのですが、将来的には預金通帳はすべてにマイナンバーが割り振られるとのこと。

数年後と言ってもとんでもなく先の話ではないので近い将来という方が正しい表現です。入金、出金すべての履歴がマイナンバーと結びついていきます。

2016年1月以降、源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税の手続きにおいて、マイナンバーの印字・提出が必要となります。
そのために、企業は従業員や従業員の扶養家族、弁護士や税理士等の個人取引先、
株主からマイナンバーを収集する必要があります。

企業が対応すべきことの2点目は、「利用・提供」です。
マイナンバーの利用は、法律で定められた利用目的にのみ利用できます。
法律で定められた利用目的以外で収集、利用することはできません。

企業が対応すべきことの3点目は、マイナンバーの適切な保管と廃棄です。
マイナンバーは事務処理の必要がある限りにおいて保管し続けることができます。
事務処理の必要がなくなった場合、速やかに廃棄・削除する必要があります。

マイナンバーは、上述のように関係法令の定める期間保管しなければいけないことになっていますが、その期間を過ぎた後はその資料、データを廃棄しなければなりません。

廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。

例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

一方パソコン上のデータは復元できるような状態は好ましくないので、ハードディスクを物理的に破壊してもらうサービスを外部に委託するのも良いでしょう。

委託先の必要かつ適切な監督が必要です。再委託する場合は、最初の委託者の許諾が必要です。

委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措
置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
委託先が再委託する場合は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。
※再々委託以降も同様です。

《必要かつ適切な監督》
○①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
○委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
○契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏
えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状
況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
○委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。