マイナンバーを保管する方法

マイナンバーの安全な管理のために必要なことは
マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。

マイナンバーの安全管理措置
事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。

特定個人情報の保管制限
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはなりません。

特定個人情報は、番号法で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされています。ただし、特定個人情報は番号法で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
また、個人番号が記載された書類などのうち、所管法令によって一定期間の保存が義務付けられているものは、その期間は保管することとなります。
そして、従業員を雇っている間は、マイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険、厚生年金保険届出事務などのために、翌年度以降も継続的に利用することになるため、ほとんどの企業では特定個人情報を継続的に保管することになります。
問題となるのは、マイナンバーが記載された書類や電子媒体の保管方法です。
マイナンバーが記載された書類などは、鍵のかかる保管庫、キャビネット、金庫などに収納し、施錠管理を行うことが求められています。
また、可能であれば、企業は、ICカードや生体認証装置を用いて入退出者管理、持ち出し管理などを行うことができる、保管室を用意したほうが良いと言われています。
同様に、マイナンバーを扱うコンピュータが設置されている部屋も入退出者管理システムを備えることが望ましいとされています。
いずれにしろ特定個人情報は、個人情報よりもさらに厳格な管理、保管を行わなくてはいけなくなります

マイナンバー情報の扱いについては、ついつい「収集」や「保管」ばかりに目が行きがちです。

しかし、「収集」や「保管」とともに、マイナンバー情報の「廃棄」についてもしっかり理解しておく必要があります。

マイナンバー制度では、「目的外の保管の禁止」という制約が適用されます。

その場合，法律で定められている期間以上に書類等を保管することは，「本来不必要な保管を行っている」ということになり、 「目的外の保管」に当たる可能性があります。

ですから、マイナンバーの記載のある書類・帳簿等は法定の期間保管後は必ず廃棄が必要となります。