マイナンバー開始！企業は改善が求められます

マイナンバーとは、国民一人ひとりが持つ、12桁の番号のことです。2015年10月から市区町村から住民票の住所にマイナンバー（個人番号）の通知カードが送られて、2016年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続で必要になります。企業は、従業員からマイナンバーを提示してもらい、各種法定調書や被保険者資格取得届等にマイナンバー（個人番号）を記載して行政機関などに提出する必要があります。

現状、給料、税金のデータは税務署、健康保険、年金のデータは年金事務所、雇用保険のデータはハローワークが持っています。すべての会社は、社会保険（健康保険、年金）に加入する義務がありますが現状はすべての会社が入っているわけではありませんし、縦割りでデータを持っているので把握し切れていません。
マイナンバーによりこれらが紐付けられると、「給料を払っているのに社会保険に入っていない会社」が把握できるようになります。

実は従業員の半数は、日雇いや季節労働者。手取り金額を重視するあまり、厚生年金の要件を満たしても国民年金に加入していた。社長は違法状態と知りつつ人手不足を心配して、以前は従業員の希望どおりにしていたのだ。この取り組みを後押したのが、税理士の笹川朝子さん。社会保険の未納があぶり出されることで、企業の経営に影響が出ると指摘し、こう話した。

マイナンバー制度が施行されると、民間企業では《従業員（社員）》と《従業員の扶養親族》の個人情報を収集・保管・破棄を行ない、 マイナンバーが適用される各分野の法的手続きに対応しなければなりません。 影響のある分野は
社会保障分野 健康保険、雇用保険、年金等
税分野 税務署に提出する法定調書等

企業が対応すべきことの3点目は、マイナンバーの適切な保管と廃棄です。
マイナンバーは事務処理の必要がある限りにおいて保管し続けることができます。
事務処理の必要がなくなった場合、速やかに廃棄・削除する必要があります。

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
① 個人番号カード（番号確認と身元確認）
② 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③ 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。

マイナンバー制度では、社員から番号を収集する際、本人確認と利用目的の明示が義務付けられている。それはパート、アルバイト、契約社員、期間工など非正規雇用の従業員でも同様だ。そのため、小売業、サービス業のように非正規雇用が多い業種は事務負担が大きく、管理も煩雑になる。
　また、証券会社、保険会社などの金融機関は法定調書などで顧客のマイナンバーも扱うため、情報管理を徹底する必要がある。

企業は、従業員に代わって、例えば健康保険や厚生年金の手続き等の「社会保障」関連、年末調整や住民税の納付などの「税」関連の手続きを行います。
①業務の洗い出し
②帳票や、出力しているシステムの把握
③マイナンバーの取り扱いに関するルールの設定
④実際に帳票を出力しているシステムの改変
⑤運用のテスト
をやっておかなくてはなりません。

マイナンバー登録、本人確認などの業務が発生します。
マイナンバー取扱状況の管理業務が発生します。
退職などで期限の過ぎた個人番号は速やかに廃棄します。