金庫でマイナンバーを保管する時、どんな用紙で保管しますか？サイズに合わせた金庫を選ぶポイントを紹介します。
マイナンバーはどんな時に必要なの？
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マイナンバーとは、日本国内の全住民が持つ12桁の番号のこと。一人ひとりが異なる番号を持つことで、さまざまな行政機関などが管理する個人の情報が、同じ人の情報であることを正確かつスムーズに確認できるようになります。
マイナンバーが導入されるにあたって、様々な書類にこの番号記載が必要になってきます。例を挙げますと税務関係書類がそれに当たります。こうしたものにはしっかりとした記載時期が決まっているので覚えましょう。
まず所得税と法人税ですが、これは1月1日以降に開始する年度以降の申告書から必要になっています。また法定調書や届出書もこれに同じです。
ただ最初は猶予期間があるものも多数あって、一例に非上場株式における支払調書とマイナンバー記載は3年の猶予が設けられています。ただすべての配当が猶予期間があるわけではないので注意しましょう。
皆さんも新しいものですから、こうした記載時期をしっかり知って正しく付き合っていきましょう。
マイナンバーは適切な管理の下で扱う
マイナンバーの安全管理措置
事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。
流出させてしまった場合、取引先との信頼関係の崩壊など、その企業の損害はとても大きくなってしまいます。
管理者以外マイナンバーに触れないようにする
技術的安全管理措置に関しては、家族経営の小規模企業などは、マイナンバーを取り扱う場所を決め、周囲から覗かれないようなレイアウトを行うことが最低限の策となろう。物理的・技術的な安全管理措置としては、マイナンバーリストを金庫へ保管することなどが考えられるが、金庫利用者の管理記録等が必要になるため、ITを利用したほうが結果的に楽な場合が多い。
社内で不特定多数の人間がマイナンバーを見れる状況だと、内部流出の恐れや、万が一流出してしまった場合原因の特定が困難になります。
大きめの金庫がオススメ！
入れる物の大きさ、量も事前に確認しておきましょう。用紙サイズが目安となります。
B5・・・182×257mm
A4・・・210×297mm
B4・・・257×364mm
A3・・・297×420mmファイリングしている場合、用紙サイズよりもファイルが大きい場合があります。実際に入れる物のサイズを測っておきましょう。
金庫の内寸は、スペックの「W●●mm×D●●mm×H●●mm」をご覧下さい。Wは幅、Dは奥行き、Hは高さをミリメートル単位で、また、容量は、リットル（L）単位で表示しています。
長期に使用することを考え、余裕のあるサイズの金庫を選びましょう。
盗難対策の面でみても、大きくて重い金庫は持ち出しを防ぐことができます。
規格をパスしているものを選ぼう
耐火性能も防盗性能も、それぞれ性能を証明するための規格が存在しています。耐火性能はJIS（日本工業規格）による試験と性能基準があり、防盗性能は日セフ連（日本セーフ・ファニチュア共同組合連合会）による試験と性能基準が定められています。
耐火金庫と防盗金庫、それぞれがきちんと設計され製造されているかを確かめるには、これらの試験に合格した製品であるかどうかが目安となるでしょう。金庫の仕組みを知ったうえで、購入する際の参考にしてみてください。
金庫にも様々な種類があり、安い金庫だと本当に性能が満たしているか心配になります。こうした公式の規格のものを選ぶと安心です。