【中小企業向け】マイナンバー制度徹底解説！【廃棄編①】

2013年5月24日に「マイナンバー法（番号法）」が成立し、2016年1月から「社会
保障・税番号制度」が実施されることになりました。

個人番号の保管は利用の必要がある場合のみ
個人番号等の特定個人情報は、マイナンバー法で定められた社会保障や税の事務に必要がある場合に限り、保管し続けることができます。社員の退職などにより、個人番号を事務で利用しなくなった際は、その個人番号をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
扶養控除等申告書のように所管法令で保存期間が定められている書類は、その保存期間まで保管し、保存期間の経過後に廃棄する必要があります。これまでは保存期間まで保管をすれば、期間を超えて保管を継続することは問題ありませんでしたが、今後は個人番号の記載がある書類は期間を超えて保管を継続することはできません。

利用が終わった個人番号はできるだけ速やかに廃棄する必要がありますが、廃棄作業を行うまでの期間については、明確な時期は定められておりません。「毎年度末に行う」等、会社が判断することが認められていますので、廃棄時期については情報管理の安全性や事務の効率性等を勘案して会社ごとで決めることができます。
マイナンバーの保管は将来の廃棄事務を想定し、年次別に管理したり、保管年限を明記するなど、廃棄を前提とした保管体制が必要となります。

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。

廃棄方法は、マイナンバーを安全・確実に廃棄できる方法を選択する。書類であれば、個人情報を読み取れないようなレベルの裁断（シュレッダーの利用）、機器や電子媒体であれば、専用のデータ削除ソフトウエアを利用したり、物理的に破壊したりするなどの方法が考えられる。

　ガイドラインでは、個人番号を削除した場合は削除の記録を保存しなければならないと定めています。そして、「特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況等を記録することが考えられる」と説明した後に、「記録には個人番号自体は含めない」ということまでご丁寧に注意してくれます。そりゃ含めませんよね。

　さらにガイドラインでは、個人番号が記載された書類や電磁的記録について、「保存期間経過後における廃棄・削除を前提とした保管体制を取ることが望ましい」とアドバイスしています。わざわざ指摘いただかなくても、「廃棄を前提として保管体制が望ましい」ことは分かっています。問題は「それをどう実現するのか」ということです。ちなみに、この記録の保存期間について定めた法律はないようです。企業が判断しなければなりません。

　番号法は、マイナンバーを一定の法則に従って変換したものもまたマイナンバーであると定めています。暗号化とは、それがどれほど強度の高いものであろうと、一定の法則に従って変換する作業であることに変わりはありません。つまり暗号化した数値・記号もまたマイナンバーなのですから、法定保存期間終了とともにこれも廃棄しなければなりません。また、アクセス制御によってマイナンバーに接触できないようにすることも、削除にはならないと定められています。