【マイナンバー制度】「本人確認」の仕方をご紹介【企業】

従業員を雇用していない事業者を除き、ほぼ全ての事業者がマイナンバーを扱うことになります。

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。

マイナンバーを取得する際は、「正しい番号であることの確認（番号確認）」と「その番号提供者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）」が必要だとされています。

本人確認は、原則として、
1. 個人番号カード（番号確認と身元確認）
2. 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
3. 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。

つまり、本人確認は「番号確認」と「身元確認」の2種類に分かれますが、通知カード（10月に届くカード）だけでは番号確認しかできないので身元確認が別途必要ということです。

企業の人事担当者が、従業員の扶養家族と直接面談して確認するなんてことは、コストと時間がかかるためできません。
扶養控除等申告書は、扶養親族の実在確認を従業員本人が行います。従業員が、扶養親族のマイナンバーの確認と身元（実在）確認を行い、所定の用紙などに扶養親族のマイナンバーを記載します。事業者は、扶養親族が従業員の扶養親族であることのみを確認し、記載されたマイナンバーの正確性と扶養親族の身元（実在）確認は行いません。

なお、奥さんが第3号被保険者になる場合は、企業に対して委任状を提出したうえで、本人確認を従業員と行うことが一般的となりそうです。

取引先からマイナンバーの通知を受ける際は、1件1件訪問し、対面で行うのは難しいでしょう。
その場合は、通知を依頼する書面を送付し、その書面に通知カード等の写しを貼付してもらい、それを郵送で送ってもらいましょう。
書類に印字した住所や氏名と、添付されている通知カード等の写しの住所や氏名が一致していることを確認することで、マイナンバーの正確性と本人の実在確認を行います。

もちろん、Faxなど誰もが見られる環境で、マイナンバーを送ってもらうことはできません。
郵送してもらった資料は、提示した利用目的の為に使用する場合に限り保管できます。
その場合は、鍵のかかる書庫などに保管しましょう。
また、保管期間を過ぎた場合など、マイナンバー自体が不要になったときは、速やかに廃棄処理をしなければなりません。

個人番号カードの両面を画像データにしたものをメールに添付する方法が、正確性を確保するもっとも望ましい方法となります。
または通知カードと本人確認書類（免許証やパスポート）の両方の画像データを添付することも可能です。

オンライン上での手続きとして、事業者が発行したIDとパスワード認証によって本人確認とすることも可能です。
ただしIDとパスワードを発行するために免許証などによって本人確認を行なっていることが前提条件となります。
さらに事業者から発行したIDとパスワードを入力する必要があります。
自分で新規設定したIDやパスワードは本人確認による手段としては十分ではありませんが、事業者から提供されたIDでログインしたあとに自分で変更登録した場合はその限りではありません。
ログイン認証を行なうことができる=本人確認が完了している状態となった上で、通知カードコピーの郵送または通知カードを撮影したものを送付することによって、番号確認を行なうことになります。

電話において個人番号の提供を受けるためには、電話以外の手段によって本人確認を行なった上で既に特定個人情報ファイルが作成されていることが前提条件となります。
電話によってマイナンバーを確認する方法は、過去のデータを参照したり検索したりすることを目的としており、本人しか回答できない事項を申告してもらうことによって本人確認を行なうことを想定しています。

具体的には以下のような会話内容となります。

担当者「マイナンバーの個人番号とお名前をお願いします」
本人「************（個人番号数字12桁）、国税太郎です」
担当者「少々お待ちください」
（データベースで検索し、データ照合する）
担当者「お待たせいたしました。本人確認のため基礎年金番号をお教えください」
本人「***-****です」
担当者「ご登録いただいている金融機関の口座番号をお教えください」
本人「*******です」
担当者「ありがとうございます。本人であることの本人確認がとれましたので手続きを開始します」