マイナンバーの導入により、企業が保護を行う義務が生じています。組織として、管理の規定を行う必要があります。
マイナンバーは確実な保護が求められる
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マイナンバーは生涯にわたって利用する番号です。
通知カードや個人番号カードをなくさないように注意してください。
マイナンバーはむやみに提供するものではありません。
マイナンバーの通知や利用、個人番号カードの交付などの手続をするうえで、行政機関などが口座番号や口座の暗証番号、所得や資産の情報、家族構成や年金・保険の情報などを聞いたり、お金やキャッシュカードを要求したりすることは一切ありません。銀行のATMの操作をお願いすることもありません。
こうした内容の電話、手紙、メール、訪問などには絶対に応じないよう、注意してください。
マイナンバー制度が始まるときには、当たり前ですが賛成意見だけでなく反対意見もありました。
反対意見の多くが、情報を一元化で管理する際の情報漏えいに対する不安でした。
また詐欺の被害も増大するのではないかと言われていました。
反対意見の多くが、情報を一元化で管理する際の情報漏えいに対する不安でした。
また詐欺の被害も増大するのではないかと言われていました。
確かにそのような負の側面もありますが、それでもマイナンバーは大きな効果が期待されています。
社会保障や税制および災害対策の際に、効率よく無駄なく行政が情報を処理できるようになることが予測されています。
住民票などを必要とされる機会も削減され、行政の手間も今後ますます減っていくでしょう。
そうすれば行政における無駄な人件費やコストを削減することができます。
これは回りまわって国民のためにもなるのです。
番号の利用は限定されている
○個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
マイナンバーはその使用が限定されています。
不用意に人の目に触れたり用いたりしないよう、企業で取り決めが必要です。
不用意に人の目に触れたり用いたりしないよう、企業で取り決めが必要です。
罰則があるから要注意
特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。さらに特定個人情報は、マイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を番号法で上乗せしています。また、番号法の保護措置は、個人情報保護法が適用されない小規模な事業者にも適用されます。
マイナンバーの保護はとても重要な義務です。
その後の会社運営に支障を来たさないように、事前に対策しておくが大切になってきます。
その後の会社運営に支障を来たさないように、事前に対策しておくが大切になってきます。
具体的にやるべきこと：防止策を講じる
①マイナンバーを保管するコンピューターを限定する。（流出防止）
②マイナンバーを保管するコンピューターのバックアップを行う（消失防止）
③そのコンピューターの暗号化や侵入防止措置を確立する（流出防止）中小企業にとってはコンピューターの管理は容易ではありません。この観点からは給与のシステムと合わせてクラウドの仕組みも検討するとよいと思います。
マイナンバーをPCで管理する場合、その防止方法を考えておくことが大切です。
システムそのものを見直すことも必要になります。
システムそのものを見直すことも必要になります。
何をすべきかを纏める
まずは、どういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理が必要です。
大きく分けて、税務分野（税務署等に提出する各種調書・届出類）と社会保障分野（健康保険、雇用保険、年金等）の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。
ほとんどの書類がH28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、新旧いずれの書類で準備するのか、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをお勧めします。
導入されたマイナンバーにおいて、企業がやることを以上が一例になります。
利用する際も、管理する際にもルールが必要になります。
組織としてどう管理をするのか、規定として定めるようにしましょう。
利用する際も、管理する際にもルールが必要になります。
組織としてどう管理をするのか、規定として定めるようにしましょう。