マイナンバー導入で中小企業が個人情報漏えいを防ぐためにすべきことは？

特定個人情報を取り扱うことができる人は、その企業のなかで限られていなければならず、特定個人情報保護委員会が定める「ガイドライン（特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン）」に則った安全管理措置を講じなければいけません。

マイナンバー制度が始まると、企業は税金や社会保険の手続きにおいて、従業員などからマイナンバーを本人確認を行った上で収集し、書類などに記載しなければなりません。マイナンバーの収集対象者は、役員、パート、アルバイトを含む従業員だけではありません。その扶養家族、さらには、講師の謝礼や原稿料、不動産使用料、配当などの支払い先なども含まれます。 また、法律で定められた目的以外には利用できないため、その収集から保管・利用・破棄に至るまで、個人情報保護法以上に厳格な管理が義務づけられます。

マイナンバーの収集には、従業員からマイナンバーを提出してもらうだけでなく「本人確認」も必要です。
本人確認のための準備にも時間がかかることが予想されるため、早めに収集を始めることをおすすめします。

個人情報の保護に関する法律が改正されたことにより、これまで適用除外となっていた、取り扱う個人情報に係る個人の数が5,000件以下であった事業者においても、改正後は個人情報取扱事業者となります。また、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）」が平成28年1月1日に施行されることにより、全ての事業者において、従業員のマイナンバーの把握や書類への記載などが義務化されるため、業務フローの変更や情報システム改修などの対応が必要となります。
　これを受け、中小企業者に対して、個人情報及びマイナンバーの適正な取扱いの促進を図り、改正個人情報保護法及びマイナンバー制度への対応について周知するため、全国各地で説明会を開催します。

マイナンバー（「個人番号」）は、2015年10月に市区町村から住民票の住所に配送される「通知カード」により本人に通知されます。その番号は原則として一生変わりません。 企業の総務部などの取り扱い担当部門は、マイナンバー通知後、本人に対しマイナンバーの提供を求め、運転免許証などと突き合わせて確実に本人確認を行う必要があります。 もしここで誤った番号を収集し登録してしまうと、行政機関に正しい情報が提供されないこととなり、適正な事務処理の遂行に支障をきたします。また、意図的に番号を偽る「なりすまし」犯罪の温床にもなりかねません。

マイナンバーの情報漏えい対策を実施するには「デバイスの制御」「ヒューマンエラーの削減」「内部犯行の防止・発見」がポイントになると話す。

　「PCだけでなくスマートフォンやタブレット、USBメモリなどのデバイスが普及した現在、すべてのデバイスからの情報持ち出しを制御し、不要・不正な操作を未然に防がなければなりません。また、利用者が忘れていた場合でも、自動でセキュリティパッチを適用して対策漏れを防いだり、デバイスの紛失時・廃棄時にデータを確実に消去できる仕組みを用意し、ヒューマンエラーをなくす必要があります。内部犯行を防止し、検知するためには、普段からリスクがある操作の傾向を把握することも大切です。マイナンバーの安全管理を支援する富士通の情報漏えい対策製品は、これらのポイントを実現する機能を搭載しています」