中小企業のマイナンバー管理は紙でもOK!

「派遣社員の入れ代わりが激しく1年間に何人も雇っている。」とか「期間限定のアルバイトを何人も雇っている」などという場合を除き、一般的な中小企業の場合は従業員さんの入れ代わりってそこまで激しくないはずです。
しかも個人番号が使用可能な範囲は税金・社会保障・災害対策の3分野のみですから、なおさら使う機会などありません。

システムを利用せず紙で管理する場合は、情報の取得や届書への記入等を行う度、台帳へ記録して保存する体制を作る必要があります。組織体制を整備する、状況の分かる記録を保存することは、企業規模に限らず中小規模事業者も同様です。

相当数の従業員を抱える企業であればシステムに頼る必要があるでしょう。しかし、従業員数がゼロ～数十名程度の小規模事業者はどうでしょうか？極端な話、取り扱う人を決め、紙で管理しているところなら社長の金庫にマイナンバーが記載されている書類を入れ、カギをしっかりかけていれば、それで充分なのです。特に、マイナンバー保管・保護に関しては「記録する媒体」に制限はないことは、まずおさえてください（私自身は、業務効率のため「脱・紙媒体派」ではありますが）。

マイナンバーを取り扱う作業は、誰にとっても初めてのことです。既存の事務業務とは全く異なる作業ですので、マニュアルを整備して、社内で情報を共有しておくようにしましょう。また、マイナンバーは大変重要な個人情報となりますので、それに関する社内規程の見直しも必要になります。

例えば、マイナンバーのデータを閲覧できる人を社長と経理担当者だけと決めたり、情報を取り扱う専用場所を鍵のついたパーテーションで区切ったりするなど、社内のセキュリティ体制を強化し、社員みなで機密意識を高めることが求められます」

見た目は同じ金庫でも種類は大きく分けて「耐火金庫」と「防盗金庫」の2種類があります。

一般の金庫は耐火性能に重点をおいて作られており防盗性能はありません。

盗難の被害から重要物を守るためには「防盗性能」と「耐火性能」の両方を備えた「防盗金庫」が必要です。