マイナンバーの委託契約書で書くべきこと

マイナンバーの管理を委託する際に契約を結びましょう。事前に項目を確認しておくことをおすすめします。

管理の確実さが求められる

 (47804)
いよいよマイナンバー制度が導入されます。10月には通知カードが配布され、1月から本格的にスタート。その後も適用範囲の拡大やマイナポータルの運用開始などが控えています。マイナンバー制度に関わるのはすべての国民であり、すべての企業に業務的な対応が求められます。すでに多くの企業が関連業務の見直しとそれに伴う新たなシステムの導入や改修、従業員への教育など、新制度導入の準備に追われているのではないでしょうか。

マイナンバー制度の導入にあたって非常に不安視されているのがセキュリティ面です。政府はセキュリティの保証のために実に様々な運用規定や厳しい違反罰則規定を設けていますが、実際に重要な情報を預かり運用するのは企業の責任です。マイナンバー制度導入により漏洩事故のインパクトは従来よりも大きなものとなることが予想され、それを未然に防ぐ企業努力と堅牢な仕組みづくりが最重要課題になってきます。しかしながら、多くの企業では新制度への業務システムの追従に追われており、セキュリティ面への対策は後回しの課題になっているのが現状です。

マイナンバー制度とは国民に12桁のオリジナルの番号を付与して、行政などの手続きがスムーズに行えるように考えられた制度です。
平成27年10月から始まったこの制度は社会保障、税、災害対策において利便性があがりすぐに必要な手続きを行えるようになっています。
マイナンバー制度でよく言われることが安全性の面です。
悪意のある第三者によって個人情報が漏れることが懸念されています。
そこで安全にマイナンバー制度を利用できるように制度面、システム面から漏洩を防ぐ対策がとられています。
マイナンバーを含む個人情報の収集を禁止していますし、第三者機関となる特定個人情報保護委員会が監視しています。
システム面からは一元管理して情報を集中させるのではなく、税金については税務署で扱い年金については年金事務所で行うといった分散型の管理を行っています。

委託先も厳重な管理を

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個人番号関係事務の全部又は一部の委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
委託しても最終的な責任は委託元に来ます。
そのことを理解しておきましょう。

マイナンバーの安全管理措置

 (40658)
 事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。
委託してもそれは必要不可欠です。
委託先に預けるから破棄するような場合でも、番号が安全に利用できるようにしましょう。

委託先・再委託先にも監督が必要

マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。

委託先・再委託先にも監督が必要です

委託先の監督
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

再委託等
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。

適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です

手続きの委託において、管理は必ずしなければなりません。
その際に契約などを結んで、適切な取り扱いができるよう管理しなければならないのです。

適切な委託先を選びましょう

 (47805)
委託の際には、適切な相手を選びましょう
委託契約の内容は、契約書に残しましょう
委託契約の際には、自身が調査できる項目を入れましょう
委託先の監督は、実効性ある方法で行いましょう
再委託の際には、委託者の許可が必要です
特に、委託の内容を契約書など書面で残すことが大切です。
取り扱いの確認書類として、大切な記録になります。

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