マイナンバー制度導入で、中小企業に課される義務は？

国民一人一人に与えられる12ケタの番号
（「通知カード」に記載される）
住民票を有する方全員に交付
2015年(平成27年) 10月～ 交付開始

住所、氏名、生年月日、マイナンバーなどを記載し、ICチップを搭載した身分証明書
希望者にのみ交付
2016年(平成28年) 1月～ 交付開始

責任者の設置、取扱担当者の明確化、取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲の明確化など詳細な義務項目が定められているが、【中小規模事業者】（※以下参照）にはそこまで細かい義務は求められていない。例えば取扱規程などに基づく運用状況の確認のために、システムログや利用実績を記録することが求められているが、中小企業の場合は、業務日誌等において取扱い状況等を記録するといった対応でもよいとされている。

特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち出す場合には「容易に個人番号が判明しない措置の実施」「追跡可能な移送手段の利用」などの安全策が求められる。しかし、中小企業には「パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策」と緩やかな措置となっている。

特定個人情報に対するアクセス制御やアクセス者の識別と認証は中小企業には義務化されていない。
　だが、現代のようにインターネットなど、ITを日常的に活用しながらで事業を営む環境では、情報システムの安全管理は中小企業にとっても重要な経営課題である。それゆえ、特定個人情報に対するアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス防止、情報漏えい防止などのような技術的安全管理は義務でなくても取り組むことが賢明である。

今年の年末調整時に従業員などが企業に提出する「平成28年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の正式な書式が下図のとおり公表されています。この書式では従業員のほか扶養親族の欄にもマイナンバーの記入欄が設けられていますので、従業員が本人および扶養親族分のマイナンバーを記入して提出してもらえば、従業員から必要なマイナンバーを収集したことになります。

国税庁の「国税分野におけるFAQ」のQ2-11では、「給与所得者が、平成28年分の扶養控除等申告書を平成27年中に源泉徴収義務者に提出する場合、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載する必要はありません。」としています。一方、今年中にマイナンバーを収集するために、この2016年分の扶養控除等申告書を活用する場合は、記入しても良いともいっています。