【マイナンバー制度開始直前！】中小会社がまずやっておくべきこと

当面このマイナンバーは「社会保障」「税」「災害対策分野」で利用されます。

皆さんもご存知のとおり、会社は従業員に代わって、
例えば健康保険や厚生年金の手続き等の「社会保障」関連の業務であるとか、年末調整や住民税の納付などの「税」関連の手続きを行っています。
これらの手続きで作成する帳票類は「税務署」とか、役所、行政に提出します。
この行政に提出する書類、つまり「帳票」に関してはほぼ全てのものに関してマイナンバーの記載が必要になってくるのです。

マイナンバーの利用目的

源泉徴収票の作成
健康保険の届出
厚生年金の届出
雇用保険の届出
労働保険の届出
国民年金第3号被保険者の届出

マイナンバーは、はっきりと利用目的を明らかにした上でなければ、提供を求めてはいけないことになっています。また、はじめに伝えた以外の目的で勝手に流用することも許可されていません。

あとから別の用途でマイナンバーを必要とすることもあるかもしれませんが、その都度利用目的を通知する必要があります。

2015年10月からマイナンバーが個人あてに送付されますので、送付されたタイミングで集めておくのが良いでしょう。
マイナンバーの通知書を無くしてしまう恐れがあるからです。
マイナンバーの集める従業員は以下の人です。

マイナンバーを集める従業員

正社員
契約社員（嘱託）
パート・アルバイト
上記の扶養家族

派遣会社を通している派遣社員のマイナンバーは集めません。
派遣社員は、派遣会社がマイナンバーを集めます。
マイナンバーを集める時には免許証などによる本人確認が必要です（入社時に行っている場合は不要）。
従業員の扶養家族の本人確認については、従業員本人が行うので、会社で行う必要はありません。

第3号被保険者手続きの場合、配偶者のマイナンバーが必要となりますが、従業員は配偶者から委任状をもらいます。従業員は配偶者の代理人として会社に書類を提出することになります。この場合、従業員の本人確認が必要です。

会社の従業員から収集したマイナンバーを、保管する場合は、従業員本人のマイナンバーに限らず、その家族のマイナンバーも取り扱うわけですから、特に厳重な保管が必要になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

また、収集したマイナンバーはいつまでも保管しておいていいわけではなく、必要がなくなった時点で廃棄する必要があるため、マイナンバーを利用する事務処理の種類ごとにファイルを作成して保管するようにしておけば、廃棄処分もスムーズに行うことが可能になりますし、クラウド上に保管しておけば、保管庫代などよりも安く、また安全に取り扱うことができます。このように、マイナンバーは業務によって保管方法を工夫することが必要とされます。

一定期間保管をすることが義務付けられている場合もあります。例えば、年末調整に必要な給与所得者の扶養控除等申告書や源泉徴収票の作成のためにマイナンバーを使用した場合には、対象年の翌年1月10日の翌日から数えて7年間は保存しなければなりません。