従業員からのマイナンバー取得（収集）方法

実務であるマイナンバーを（従業員から）取得する場合の手続きについて、解説したいと思います。

マイナンバーを社内で管理していく上で、最初に従業員からマイナンバー情報を取得しなくてはいけないのですが、この取得手続きもマイナンバー法で定められています。
そのため、適当に取得してはいけません。

取得時に必要な手続きは、大きく分けると２つです。

利用目的の通知（または公表）
本人確認

4－2－3－1　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか？
Ａ4－2－3－1　［Ｑ5－7］にあるとおり、番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。 なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、［Ｑ4－2－4］のとおり、利用目的を後から追加することはできません。（2014年7月回答）

マイナンバーの利用目的は代理人である従業員に示せば足りるわけではないとされています。
当然、扶養親族に対して「個人番号の利用目的：国民保険第3号被保険者関係届への記載」などの利用目的通知を行う必要があります。
その際は、書面などで行うのが望ましいでしょう。

対面で確認する場合

対面で確認する方法が、原則的な確認方法です。
この場合は、通知カード等と身分証明証を用いマイナンバーの正確性と本人の実在確認を行います。

個人番号カードを取得している場合

この個人番号カードには、住所や氏名、顔写真、マイナンバーが記載されています。これ１枚で、マイナンバーの正確性と本人の実在確認が可能です。企業が、従業員の個人カードをまとめて申請することも可能ですので、検討してみてもいいかもしれませんね。

従業員の雇用時に、本人の身元（実在）確認をしている場合

従業員の身元（実在）確認は、雇用時に行っているため、マイナンバーの通知時には、再度の確認は不要です。通知カード等で番号の正当性だけ確認しましょう。

扶養家族の本人確認については、基本的には必要ありません。例えば、扶養控除等申告書や健康保険の異動手続きを行う場合、「従業員」が扶養家族の情報を会社に提出すると解釈されるので、その従業員のみ本人確認すればいいためです。

ただし、国民年金の第3号保険者の届け出については、「扶養家族」が従業員を通して会社に提出すると考えられるので、扶養家族の本人確認が必要になります。その際、委任状などを介して、従業員が扶養家族の代理で提出することも認められています。

マイナンバーの提供者が個人番号カードを保有している場合、個人番号カードで「番号確認」、「身元確認」を行うことができます。
また、マイナンバーの提供者が個人番号カードを保有していない場合は、「対面・郵送」、通知カードやマイナンバーが記載された住民票の写し等で「番号確認」を、運転免許証等の写真付き身分証明書で「身元確認」を行う必要があります。

なお、原則として、マイナンバーの提供を受ける都度、これらの本人確認措置を講じる必要がありますが、2回目以降のマイナンバー取得については、効率的な方法が認められています。具体的には、「番号確認」について、初回取得時のマイナンバーの記録と照合する方法が認められています。例えば、入社時に従業員とマイナンバーを関連付けたファイルを作成しておけば、2回目以降のマイナンバー取得時には当該ファイルのマイナンバーと一致することを確認することで「番号確認」ができます。