就業規則を追加した方が良い項目について

平成27年10月より、通知カードによる個人番号の通知が始まります。会社が、役員・社員及びその扶養親族から個人番号を取得する平成27年10月前に、いくつか、就業規則について、追加した方がよいもの、類似規定があった方が望ましいものがあります。

就業規則にマイナンバーについての規程を盛り込んでおかないと、従業員が問題を起こした際の懲戒が難しくなることもあります。

ですから、２７年１０月から効率的に取得・運用を行うために、就業規則に利用目的などを規定しておくことが重要です。

新たに作成するようガイドラインでは求められてはいないのですが、「就業規則」を活用しましょう。「就業規則」は職場ルールを成文化したもので、全従業員が守るべきものであり、違反した場合には懲戒処分をすることも可能（懲戒処分を科すためには就業規則に規定しておくことが必要です）であるという性質上、マイナンバー制度について全従業員に知らせたいこと（遵守すべきことや禁止事項、会社の事務への協力等）を規定し周知します。服務規律として情報漏えいをしないこと等を規定しておけば情報の保護という意識を高めていくことにもつながります。

マイナンバー制度は２０１６年１月からスタートしますが、取扱規程（特定個人情報取扱規程）の作成、「特定個人情報等についての秘密保持に関する事項」を盛り込むなど就業規則の整備をすませる必要があります。

社員の労働条件に関係してくる部分では、就業規則の変更が必要になります。必要な箇所はさほど多くはありませんが、以下の点を中心にご検討ください。

◆採用時の提出書類に「個人番号カードの提示」を追加すること
◆従業員はマイナンバーの身元確認のため、「身分証明書を提示するなど、会社に協力をしなければならない」こと
◆「個人番号の利用目的」を「源泉徴収票の作成、健康保険および厚生年金保険手続、雇用保険手続」「その他法令により定められた業務」などに限定列挙すること
◆「個人情報保護」の条文にマイナンバーについての規定も追加すること
◆懲戒の事由に「故意または重過失によるマイナンバーの漏洩・流出」を追加すること
◆その他の事項については別途「個人情報保護規程を定める」旨の委任規定を設けること

会社が個人のマイナンバーを利用する範囲について明記することです。会社の手続きでは、健康保険や、源泉徴収票の作成などにマイナンバーが必要となります。

第●●条（マイナンバーの利用）
会社は従業員及び扶養対象家族のマイナンバーについて、以下の手続きで利用することが出来る。

・健康保険・厚生年金保険関係届出書
・雇用保険関係届け出事務
・労働者災害補償保険法関係届出事務
・国民年金第三号被保険者関係届出事務
・給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
・その他法令に定められた業務

従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えないとされています。２７年１０月から効率的に取得・運用を行うために、就業規則に利用目的などを規定しておきましょう。

番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。 なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能です

マイナンバーでは、制度･システムの両面からさまざまな安全管理対策を講じます。加えて、マイナンバーの取扱いに関する監視監督は、第三者委員会である特定個人情報保護委員会が行います。故意にマイナンバー付きの個人情報ファイルを提供した場合などには厳しい罰則も適用されます。

他にも入社時のマイナンバーの取り扱いや解雇事由について、就業規則を変更しておくとよいでしょう。

第●●条（入社時等における取り扱い）
従業員は、採用時に会社に対してマイナンバーを通知しなければならない。
2．会社は、身分確認のために、従業員に対して、免許証等の写真付きの身分証明書の提示を求める事ができる。
3．従業員が扶養対象親族を有し、扶養対象家族のマイナンバーを会社に通知するにあたっては虚偽のないように確認をしなければならない。

第●●条（解雇事由）
会社の管理する顧客・従業員等の特定個人情報を故意に、または重大な過失により漏洩・流出させたとき

就業規則については、とくに規定の追加は必要ないとされる人もいますが、取扱規程と同様に「特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」は、就業規則等に「特定個人情報等についての秘密保持に関する事項」を盛り込むことを求める記載がありますので、就業規則の整備も必要と考えています。

従業員がマイナンバーを教えてくれないというわけですが、法律上はマイナンバーを勤務先に提供する義務はあるものの強制力はなく、断られた場合には就業規則などで対応するしかないというのが現状です。

（個人番号の提出義務）
第xx条　社員は、正当な理由なく、本人及び扶養親族の個人番号の会社への提出を拒んではならない。

番号法においては、従業員等にはマイナンバーの提出義務は認められておりません。
もちろん、提出を拒んだことを理由とする罰則もありませんし、何よりマイナンバーをはじめとする特定個人情報が非常に重要でプライバシーに関わるものであることを鑑みると、その不提供を理由として懲戒を行うことは、社会通念上相当でないとみなされる可能性が十分にあります。