【あなたの企業は大丈夫？】マイナンバー対策チェックリスト

住民票を有する全ての者に1人1つの番号を付し、
社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、
複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを
確認するために活用されるもの

 公平・公正な社会の実現
 社会保障の不正受給等の防止
 国民の利便性の向上
 添付書類の削減等
 行政の効率化
 行政の作業の重複等の削減

未消去は、本来、必要のない個人情報を保管し続け、消去されないリスクである。業務上不必要な個人情報が保管され続けると、不正利用や不正提供のリスクも高まる。前記5を参考に、必要がなくなったマイナンバー情報を、適時かつ安全に消去していこう。

マイナンバーの概要を理解したら、社内での対応方法について具体的に考えましょう。
制度運用が始まってから慌てて方針を決めるとなると、社内は混乱してしまいますし、意図しない不正行為や情報漏えいにつながってしまいます。できることから前倒しで進めていきましょう。

まずは、10月に個人番号が配布されたら、だれがどのようなかたちで収集するのか、またどのように保管するのかについて決定しておきましょう。
また社会保険労務士・税理士にマイナンバー関連業務を委託する場合には、委託先の選定や再契約を行いましょう。

情報が古くなってしまうと、入手時点では正確であった情報も時の経過とともに不正確になる恐れがある。例えば、難波舞さんの子どもが成人して扶養から外れているのに、いまだ扶養家族として管理されているケースや、難波舞さんが引っ越しをして住所が変わっているケース、難波舞さんのマイナンバーが変更されているのに会社は古いマイナンバーを把握しているケースなどが考えられる。

こういった事態を防ぐために、これまでも会社では、引っ越し時の住所変更連絡、扶養家族の変更連絡などを、定期的に従業員に行わせているだろう。マイナンバー導入後は、これらに加えて、マイナンバーの変更の際に従業員から会社に連絡をさせるようにしていこう。

番号法は、個人番号を利用できる事務の範囲、特定個人情報ファイルを作成できる範囲、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲等を制限しています。

安全管理措置とは、事業者が個人番号及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止等のために設定された措置のことです。マイナンバーは、この安全管理措置などが義務付けられます。

1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておく必要があります。

2. 特定個人情報等の範囲を明確にする
事業者は、1で明確にした事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。

3. 事務取扱担当者を明確にする
事業者は、1で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておく必要があります。

4. 基本方針を策定する
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定する必要があります。

5. 取扱規程等を策定する
事業者は、1～3で明確にした事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定する必要があります。