従業員の少ない事業所の場合、膨大な費用を費やしてパソコン環境を整えるより、ほかの方法で管理をするほうが楽な場合もあります。
中小企業のマイナンバー対策
いよいよマイナンバーの発送が始まりました。
民間の事業者は企業規模の大小に関係なく対応が必要です。マイナンバー制度導入後は、民間事業者が、書類を行政機関に提出する際、マイナンバーの記載が必要になります。最も重い刑事罰は「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方を科せられます。＊正当な理由なく故意に情報を漏えいさせた場合に刑事罰が科されます。
マインナンバーをパソコン管理しない
企業の規模や、人事・経理の方法によっては必ずしもパソコンやネットでのマイナンバー管理が必要なわけではありません。ただし、現在ほとんどの事業所はなんらかの方法でネット環境を利用しているのが実情です。
中小企業に見られる代表的な個人情報保管方法は、「紙ベースでの保管」「社内のPCにデータ化して保管」「クラウドシステムでの保管」があげられますが、今まで通りの保管方法のまま、マイナンバーの保管も行うとリスクが伴うケースがありますので、事前に見直しを行うことをおすすめします。
紙での保管は受け渡しなどでリスクを伴うと懐疑的な意見も多くあります。
しかし、コストなどの問題もあり紙での保管を予定する事業所も多くあります。
しかし、コストなどの問題もあり紙での保管を予定する事業所も多くあります。
「これまでも会社が所有する不動産の権利証など、紙で重要書類を保管するケースはあったはず。マイナンバーは数が多いので大変ですが、あちこちに番号を記入せずにひとまとめのファイルにし、1か所の引き出しなり金庫なりに保管しておけば問題ありません。
via bsd3.net
保管のポイント
マイナンバー法、特定個人情報保護ガイドラインをしっかりと読み込み、その要求事項に沿って業務フローや社内規定の作成を行い、さらに社内研修をしっかり行えば、「マイナンバーを紙で収集し、保管することは十分に可能です。一番危険なのは、「マイナンバー対策＝マイナンバー収集・保管サービスに申し込むこと」と思い込んでしまうことです。
こうなると、サービスに申し込んでマイナンバー対策を終えた気になってしまい、肝心の「人」に対する対策がおろそかになってしまい、一気に漏洩のリスクは高まってしまいます。
情報の漏洩は、事業所内の人為的ミスによるものが非常に多くなっています。
管理方法がどうであれ、個々の意識を高めルールを徹底させることが重要です。
管理方法がどうであれ、個々の意識を高めルールを徹底させることが重要です。
via www.photo-ac.com
安全に保管するために準備したいこと
様々なマイナンバー対策用品があります。便乗ビジネスに飛びつくことなく、冷静に必要なものを準備するようにしましょう。
売り込みが強まっているのは金庫だけではない。個人番号が管理された部屋の管理体制強化策として監視カメラや入退室管理システムを設けるケースも激増している。さらに“盲点”となっているのが個人番号の記載された書類やデータの破棄の義務化だ。
ほとんどの人が金庫について正しい理解をしていませんので、解説をしておきます。まず、金庫には２種類あります。
耐火金庫と防盗金庫です。耐火金庫は、火事になっても中身が守られる仕様のものです。
防盗金庫は、盗難を防ぐ為の金庫です。
従来のシュレッダーではナンバーが見えるために
粉雪のように細かく粉砕してくれる粉雪シュレッダーが求められているそうです。