マイナンバー制度スタート！企業側は業務拡大

すべての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処理をすべて行うというものです。
マイナンバーが使われるのは主に以下の3つに関連するときです。

・社会保障
・税金
・災害補償

マイナンバー制度（番号制度）導入により、行政では書類の確認作業の手間とコストが削減できます。
社会保障では申請をする人は申請のための書類を準備しないといけませんでした。
マイナンバー制度（番号制度）により申請者は添付書類なしで行政機関に申請ができることになるので申請のときの手間が省けます。

マイナンバーの利用が開始されると、企業は、パート・アルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類にマイナンバーを記載することになります。
それに伴い、関連するシステムの強化、改修が必要になります。
マイナンバーは、「民（個人）⇒民（企業）⇒官」という流れで利用されます。

企業では、全従業員とその家族、また個人事業主（税理士）など含め一時的な支払対象者からマイナンバーを取得する必要があります。

民間企業が個人番号を取り扱う具体的な対象事務としては、以下のようなものが挙げられます。民間企業では健康保険組合、企業年金事業者等と協議の上、このような対象事務の範囲を明確化することがまず必要になります。なお、民間企業が行政機関等から個人番号利用事務の委託を受けた場合はこの限りではありません。

●従業員の給与所得の源泉徴収票作成
●報酬等の支払調書作成
●健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届作成等

このような業務や制度の変化については、個人番号を取り扱う従業員に対して、研修を実施することは当然必要ですが、加えて個人番号の取得対象者である「従業員全員」に対して、扶養家族分も含めて個人番号を提示してもらう必要がある旨を、早めに周知しておくことが重要です。

勤務先の担当者は「マイナンバーの提供を求めたが受けれなかった」旨の経過などの記録をしなければならないことになります。

これは担当者に少なからず負担を与えることになります。

企業は従業員のマイナンバーを把握して記載する義務があるところ、その義務が果たせないということになります。

これは勤務先企業に対して、義務違反のリスクを生じさせます。

勤務先に対して少なからず負担が生じてしまいますし、多くの従業員はマイナンバーを提供すると予想できる中、一人だけマイナンバーを提供しないことに対する周りからのプレッシャーを感じることになるでしょう。

従業員の入社や退社があると、企業では企業固有の書類のほかに、税や社会保障に関してさまざまな書類の提出を従業員に求める一方、社会保険などの被保険者資格取得届・喪失届などを作成し、関係機関へ提出する必要があります。

○社員からマイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書など）を取得しましょう。取得の際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で利用することをお知らせ！
○社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カードなどで本人確認を行いましょう。

○退職所得の受給に関する申告書など、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれています。
○退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか過去の書類を確認することで対応可能！
○保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーは廃棄しましょう。マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

マイナンバー（個人番号）を含む個人情報は、「特定個人情報」として扱われます。
特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。
加えて、マイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を「マイナンバー法」で上乗せしています。法律に違反した場合の罰則は、「マイナンバー法」では個人情報保護法よりも種類が多く、法定刑も重くなっています。個人情報保護法等の概ね2倍となっており、従業員等の違反行為に対して、その法人にも罰金刑が科されます（両罰規定）。また、これら「マイナンバー法」の保護措置は、個人情報保護法が適用されない小規模な事業者にも適用されます。

マイナンバー法第28条では、「特定個人情報ファイル（マイナンバーの付いた個人情報ファイル）」の作成を制限している。あくまでも人事給与などの個人番号関係事務を実施するために作成が認められるだけで、従業員番号にマイナンバーを使って管理することなどは違法となるので注意が必要である。

また、マイナンバーの不正な利用・提供や不正な取得は違法であるだけでなく、第67～76条で直罰が規定されており、最も重いもので懲役4年・罰金200万円となっている。さらに第77条では、不正行為に関する法人の責任も規定されており、いわゆる両罰規定として法人も罰せられる。その意味で従業員に対する教育・研修は必要だ。

マイナンバーの閲覧、マイナンバーの情報が置かれている場所への部外者や関係者の不要な立ち入り禁止などの物理的な安全措置、および不正なアクセスなどを防止できるようにシステム上の安全措置を講じるようにします。

マイナンバーが記載された書類などは、鍵のかかる保管庫、キャビネット、金庫などに収納し、施錠管理を行うことが求められています。
また、可能であれば、企業は、ICカードや生体認証装置を用いて入退出者管理、持ち出し管理などを行うことができる、保管室を用意したほうが良いと言われています。
同様に、マイナンバーを扱うコンピュータが設置されている部屋も入退出者管理システムを備えることが望ましいとされています。
いずれにしろ特定個人情報は、個人情報よりもさらに厳格な管理、保管を行わなくてはいけなくなります。