従業員の方はご存じですか？企業に報告したマイナンバーの使われ方

マイナンバーとは、国家が国民ひとりひとりに番号を割り当て、個人の所得や年金、納税などの情報を1つの番号にひも付けて管理する目的でつくられる「共通番号制度」のこと。国民につける個人識別番号を「マイナンバー」と名づけたため、マイナンバー制度と呼ばれるようになった。

①住民票を有していると1人に1番号もらえる
②市町村長が番号を決める
③番号の変更は一生無い
④行政機関や地方公共団体が持っている情報を紐付けするのに使われるということです。

「国の行政機関や地方公共団体などにおいて、マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で利用されることとなります。このため、国民の皆様には、年金・雇用保険・医療保険の手続、生活保護・児童手当その他福祉の給付、確定申告などの税の手続などで、申請書等にマイナンバーの記載を求められることとなります。

このマイナンバー制度では、個人の所得が発生するところ全てにマイナンバーが関係していて、例えば、企業が社員に給料の支払いをするときには、社員のマイナンバーを集めて、「給与支払報告書」に記載のうえ、社員の住む地方公共団体に提出しなければなりません

●給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
●雇用保険届出・申請事務
●健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
●国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
●労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

マイナンバー制度の運用が始まると、労働者に給料を支払っている企業や団体などは、官庁に提出する源泉徴収票や雇用保険、社会保険関連の書類に、従業員のマイナンバー(個人番号)を記載することが求められます。

そのため働いている人は、勤め先の会社からマイナンバー(個人番号)の提出が求めらることになります。

また、源泉徴収票などの書式には扶養家族のマイナンバー記載欄も加わるので、扶養家族がいる人は、本人のマイナンバーだけでなく、扶養家族のマイナンバーの提出も求められます。

会社の従業員から収集したマイナンバーを、保管する場合は、従業員本人のマイナンバーに限らず、その家族のマイナンバーも取り扱うわけですから、特に厳重な保管が必要になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

●アクセス制御
情報システムを使用して個人番号関係事務や個人番号利用事務を行う場合、事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行う。
●アクセス者の識別と認証
特定個人情報等を取り扱う情報システムは、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証する。
●外部からの不正アクセス等の防止
外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを情報システムに導入し、適切に運用する。
●情報漏えい等の防止
特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。
つまり、マイナンバーを保管したデータだけでなく、マイナンバーが記載された書類もすべて破棄（またはマスキング等で復元できない状態にして保管）しなければならない

直接雇用しているとか、業務委託、業務請負、個人事業主だとかは関係なく、給料や業務の報酬として個人に支払ったお金もマイナンバー付きで申告しなければなりません。

要は、給料や報酬を支払った相手からはマイナンバーを聞かないと、経費として処理できないことになります。

会社は、役所等に提出する書類にマイナンバーを入れることが義務づけられています。
マイナンバーを入れるということは、マイナンバーを集める必要があり、会社員側はマイナンバーを提出しなければいけません。
結果的に、マイナンバー提出自体が義務とも考えられます。