【マイナンバー制度】企業の皆さん、準備はできていますか？

企業はマイナンバーを取り扱うための業務プロセスや情報システムを整え、個人や法人の番号を管理する仕組み、安全管理措置などを構築しなければなりません。10月までには、テストも終了していなければなりませんし、システム間の連携テストも欠かせません。従業員の研修も必要です。

事業者は、従業員／家族／取引先からそれぞれのマイナンバーを申告してもらい、収集したマイナンバーが外部に漏れないよう厳重に管理するためのセキュリティー対策を講じることが義務となります。

企業は従業員から収集したマイナンバーが不適切に利用されることがないよう、万全な管理義務が課せられます。マイナンバーの取り扱いに法令違反があった場合、4年以下の懲役、または200万円以下の罰金、または併科とされるなど、損害賠償の高額化リスクや信用失墜やブランド価値の低下につながります。そのため、これまで以上にセキュリティを強化しなくてはなりません。

マイナンバー制度への準備が進んでいない理由として最も多かったのは、「制度の理解が進んでいない」（48.2%）。

次いで、「何から着手すべきか分からない」（42.3%）だった。

「うちは小さい会社だから関係ないよ。」とある会社の社長がおっしゃっていた言葉ですが
そんなことはありません。
１人でも従業員を雇っていれば、その方のマイナンバーを会社は取得しなければなりません。
雇っている方が正社員であれば当然必要ですが、その方がたとえ、契約社員でもパートさん
アルバイトさんであっても変わらずマイナンバーを取得しなければなりませんし、極論をいうと
たった１日しか働かない、臨時の人でも、その方のマイナンバーを取得しなければなりません。

1 マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

2 マイナンバーを従業員から取得する際は、
　 利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

3 マイナンバーが記載された書類は、
　 カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

4 ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、
　 セキュリティ対策を行いましょう。

5 退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、
　 確実に廃棄しましょう。

6 従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

必要な準備

マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり。
　基本方針、取扱規程の策定

マイナンバーに対応したシステム開発や改修。
　人事、給料、会計システム等への対応

特定個人情報の安全管理措置の検討。
　組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など

社内研修・教育の実施
　特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底