取得した従業員のマイナンバーはいつまで保管しなくてはいけないの？退職後もマイナンバーが必要な書類は？
退職後、従業員のマイナンバーはすぐに削除しないといけないのか？
特定個人情報（従業員の個人番号）について、行政機関等に個人番号を記載した書面を提出するために必要な場合以外は保管してはならないことになっています。つまり、社会保険や雇用保険の手続きを今後する必要のない退職してしまった社員の個人番号は、すぐに削除することになります。
従業員が退職したら、原則として退職者の特定個人情報が記載された書類は廃棄しますが、廃棄する前に特定個人情報に関する書類を作成する必要があります。中途退職者に対して作成しなければならない書類として、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票があります。
つまり退職後、手続きが必要でなくなるまで会社でマイナンバーを保管しなくてはいけません。
ではどんな書類が必要なのでしょうか？
ではどんな書類が必要なのでしょうか？
退職後マイナンバーが必要な書類は？
【マイナンバーを記載する書類例】○退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
○健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
○雇用保険被保険者資格喪失届など
退職後、上記書類が必要になります。では保管期限はいつまでなのでしょうか。
マイナンバーの保存期間
●属する年の翌年1月11日から7年間
給与所得者の扶養控除申告書
給与所得者の配偶者特別控除申告書
源泉徴収簿
● 退職日から4年間
雇用保険資格取得確認通知書
雇用保険被保険者離職証明書
●退職日から3年間
労災保険に関する書類
●退職日等から2年間
健康保険・厚生年金保険 資格取得確認通知書
健康保険・厚生年金保険 資格喪失確認通知書
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の保管期間は7年間ですから、7年経ったらそのまま保管し続けておくことはできなくなります。データベースに入っている個人データも削除しなければなりません。書類のデータを廃棄する規定を設けている企業は多くなく、まだ書類廃棄のルール化がなされていない企業は、新しく廃棄の仕組み作りに着手する必要があります。
マイナンバーの削除は慎重に
社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。