【経理担当者さん必見！】うっかり罰則対象にならないために気を付けること！

源泉徴収票の交付など会社が個人番号を利用する場合、その利用目的を本人に告げ、さらに、本人確認が義務付けられています。よって、番号の収集や保管、廃棄などの取り扱いについて会社を上げて今から準備、運用が必要でしょう。

マイナンバーおよび特定個人情報が漏洩・紛失することのないよう、適切な安全管理措置を講じる必要があります。

マイナンバー通知カード発送開始の27年10月1日の予定は変わりません！

そんなことを聞くと、実際に作業を行う当事者である経理担当者さんは、よりそわそわしちゃうのではないでしょうか。

社内ネットワークに対する定期的なセキュリティチェックを行っていなかったため、パソコンがウイルスに感染し、第三者に個人情報が漏えいした場合。

個人データに対してアクセス制御が実施されておらず、アクセスを許可されていない従業員がそこから個人データを入手して漏えいした場合。

個人データが、システム障害や人為的ミスにより消去され、バックアップも取られておらず、結果的に個人データを復旧できなかった場合。

従業員より提出して頂いている「平成27年分扶養控除申告書」を確認していきましょう。
マイナンバーの利用範囲（提出範囲）は「民」→「民」→「官」です。

「民（従業員）」→「民（会社）」→「官（役所）」

つまり、最終的に「官（役所のこと）」に提出する必要があるかどうかで判断していくというわけです。
ですので、扶養控除申告書に記載されている御家族の分を回収するのが原則です。

もし扶養控除申告書に載せてはいけない（本来は該当しない）「きちんと働いている亭主」の名前が記載してあって、その亭主のマイナンバーを収集してしまったら？

これは実は罰金の対象になるのです。

担当者の明確化！
マイナンバーは超個人情報になります。
マイナンバーを取り扱う担当者を決め、担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように決めなければいけません。

・シュレッダーなどプライバシーに配慮して書類を廃棄できるよう準備
・取り扱い担当者の周りにパーテーションの設置や座席の位置の工夫
・鍵付き棚を用意 ・漏洩防止、アクセス制限など、具体的な対応の検討が必要です。
・マイナンバー取り扱いパソコンの周囲を監視カメラ等で監視⇒監視カメラを利用した対策

マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

例えば、扶養控除等申告書の法定保存期間は7年ですが、この法定保存期間の7年を経過した場合には、マイナンバーを復元できない手段でできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。あるいは、マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。

マイナンバーの保管（廃棄）には制限があり、廃棄又は削除を前提として、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムであれば、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます。